Druk? Vertraag!

Afgelopen weken liep het niet helemaal soepel met de verandertrajecten waar ik mee bezig ben. Ik merk dat de mensen druk zijn en voelen dat 'continu verbeteren' erbij moet. Dit voelt dus als extra en bovenop het normale werk.
Uiteraard kan ik dan heel hard verkondigen dat dit juist tijd gaat opleveren en dat we er juist tijd in moeten stoppen. Dat wanneer we niks doen er ook niks veranderd. En rationeel snapt iedereen dat ook wel, echter de waan van de dag regeert en dan doen we dus iets anders.

We werken wat harder, doen er nog een schepje bovenop, we werken nog een uurtje langer door, of soms op je vrije dag toch nog even die mail wegwerken.
Dan hebben we het gevoel dat we de controle houden en dat wanneer het eenmaal weggewerkt is dan is er wel tijd om continu te verbeteren.

Ik vond hier een mooie vergelijking met wat er op mijn yoga-mat gebeurt (dit wordt niet een zweverig verhaal hoor ;)). Als ik moe ben en ik ga naar mijn wekelijkse uurtje yoga dan merk ik dat ik extra mijn best ga doen, ik wil het goed doen en volgens de aanwijzingen van de docent. Echter zo vaak krijg ik dan de opmerking van mijn docent: 'do less', oftewel: je bent te hard aan het werk. Dan vertraag ik, er valt een soort last van me af en ik merk dat alles een beetje soepeler gaat. Als ik eerlijk ben, gaat het dan ook beter dan wanneer ik zo hard aan het werk ben. Wat een verademing!

Deze ervaring probeer ik ook toe te passen in mijn werk en gun ik anderen ook. Wanneer je druk bent, ben je geneigd harder te werken, harder te lopen, meer te doen. Gaat het dan ook beter? Dat is maar de vraag...
Probeer het eens uit, vertraag af en toe! Neem de tijd om te kijken waar die drukte nou vandaan komt, misschien kunnen we wel een slimmere oplossing voor iets verzinnen waardoor werk niet meer terugkomt. Dat kan als je vertraagt en afstand neemt. Dan komt er tijd om continu te verbeteren.

Wat is jouw ervaring met vertragen?

Competitie met of tegen jezelf

Met enige regelmaat staat er voor ons team een trainingsdag op de agenda.
Altijd mooie en nuttige dagen, want je bent nooit uitgeleerd, toch?
Maar soms verlies ik mezelf en laat ik me verleiden om mezelf alleen nog maar te vergelijken met degenen die beter zijn dan ik.

Gisteren had ik weer een dag training, ditmaal met hele praktische onderwerpen: vaardigheden binnen Powerpoint en Excel uitbreiden, en technieken voor het faciliteren van bijeenkomsten.

Computervaardigheden zijn vaak taai om te onderwijzen, maar dit keer wisten de trainers er een leuke draai aan te geven door er een onderlinge wedstrijd van te maken. Theorie werd vlot afgewisseld met oefeningen, maar dan wel onder tijddruk of in competitie met anderen.

Theorie gaat me meestal goed af, en direct de mogelijkheid hebben om ermee te oefenen maakt dat ik er vaak snel stappen in maak.
Maar door het wedstrijd-element werd het voor mij een stuk intensiever.

Natuurlijk weet ik dat ik alleen beter word door te oefenen, maar zodra er een wedstrijd toegevoegd wordt aan een leer-situatie verandert er voor mij iets. Bij leren en oefenen probeer ik nieuwe vaardigheden uit, en probeer ik telkens een stukje beter te worden dan ik de vorige keer was. Je zou het interne competitie of competitie met jezelf kunnen noemen, waarbij ik probeer mijn eigen score te verbeteren. Ik zoek naar hoe ik mijn winst kan vergroten en dat ik vind ik heel motiverend.
Een voorbeeld uit mijn favoriete sport: rotsklimmen. Ik ga in mijn vrije tijd graag naar buiten, en zoek dan moeilijke rots-routes om mijn klimniveau te verbeteren. Vaak lukken die routes niet in één keer, maar ga ik door een proces van enkele bewegingen die lukken, naar delen van de route die lukken tot aan het in één keer kunnen klimmen van de gehele route. Praktisch betekent dat regelmatig vallen en weer opnieuw proberen. Vrijwel altijd leer ik in een poging iets nieuws, en kom ik dus ook steeds verder. In dit proces is er eigenlijk maar één variabele en dat ben ikzelf.

In een wedstrijd met meer spelers dan alleen ik verandert mijn perspectief en voel ik externe competitie. Dan ga ik mijn resultaten niet meer alleen meten met mijn eigen vorige resultaten, maar ook tegen de resultaten van de anderen. En dan gebeurt er iets opvallends in mijn hoofd: competitie met mezelf verandert in competitie tegen anderen, en ik raak mezelf kwijt!

Dat kost natuurlijk een hoop energie en leidt af van het hoofddoel, namelijk bezig zijn met mijn eigen proces van verbeteren.

En zo blijkt een trainingsdag met praktische onderwerpen me toch ook weer een stap verder te helpen in persoonlijke ontwikkeling: ik ga de volgende keer mijn best doen om eerder door te hebben of ik nog de juiste competitie speel, namelijk die waarbij het leren voorop staat, en iedereen daarin alleen maar kan winnen.

Continu verbeteren en de zeven verspillingen

Een paar blogs geleden schreef ik over hoe belangrijk het is om in verbinding te zijn met iemand voordat we met verandering aan de slag kunnen.

Afgelopen week heb ik opnieuw hetzelfde ervaren. Alles draait om aandacht en liefde voor mensen. Heb je oprechte interesse en stel je oprechte vragen, dan groeien mensen. En hoe belangrijk is dat!

Vanaf 2014 ben ik bezig met Lean, heb ik zelf training gehad en ben ik aan de slag gegaan met het maken van een programma voor een afdeling. Heb ik trainingsessies zelf gegeven, mensen kennis laten maken met kaizen, zelf kaizens gemaakt. Waardestroomanalyses gemaakt en lesgegeven over deze analyses. Kortom ik denk dat ik best veel weet van Lean. Echter deze week werd dit alles weer helemaal overhoop gegooid, eigenlijk door 1 vraag: “Ken je de zeven verspillingen?”.

Eeh ja ik kan ze wel opnoemen: overproductie, voorraad, beweging, transport, wachten, defect en overbewerking. Ik kan er ook nog bij bedenken wat dit dan kan zijn: als ik moet wachten in een wachtkamer is dat verspilling, als ik niet de goede behandeling krijg dan is dat een defect, als ik op drie ziektes getest wordt terwijl twee voldoende zijn is dat overbewerking, als ik niet op locatie A moet zijn maar op locatie B voor een röntgenfoto dan is dat beweging en dus ook verspilling. Maar herken je ze ook altijd? Of zijn we soms zo blind geworden voor ons eigen werk, ons eigen systeem (organisatie) waar we in werken?

Als je namelijk ziet wat de verspillingen zijn en je hebt er last van, dan ga je er vanzelf iets aan doen.

Voorbeeld: als ik altijd mijn printjes op A3-formaat krijg, terwijl ik ze op A4 wil en dat irriteert me genoeg: dan ga ik er iets aan doen.

En als ik dan weet hoe ik er iets aan moet doen, kan ik ook anderen helpen om iets aan hun eigen verspillingen te doen. Oftewel ik neem dan de ander mee in mijn eigen en zijn ontwikkeling. Het is namelijk niet de bedoeling dat ik de ander zijn verspillingen zie en voel, maar dat diegene ze zelf ziet en voelt en er heel graag iets aan wil doen.

Wat ik leerde van deze ene vraag is hoe belangrijk het voor een (lean)coach is om de juiste vragen stellen! En niet alleen de juiste: maar vragen vanuit oprechte interesse. Zo dus ook vanuit de gedachte aan die verspillingen: waar heb je het meeste last van, wat moet je vaak herstellen, hoe vaak moet je wachten op iemand anders, hoe vaak moet je iets doen waar je het nut niet van inziet? Dat zijn naar mijn idee vragen die iedereen voor zichzelf kan beantwoorden en van waaruit je een goede start kunt maken met continu verbeteren. Hoeveel leuker word je werk als je geen dingen meer dubbel hoeft te doen, niet steeds terug moet naar iemand om een aanvullende vraag te stellen, niet meer 150 e-mails per dag krijgt?

Van deze ene vraag, die mij hoe dan ook verwarde, ben ik ook weer een beetje gegroeid.

De komende periode ga ik zelf minder hard mijn best doen om iemand te overtuigen van hoe goed Lean voor je is en hoe erg de methodiek je gaat helpen. Ik ga wel meer vragen stellen, over verspillingen, uitgaande van mijn oprechte interesse in iemand.

Wat is jouw ervaring met de zeven verspillingen?

Lean omgedacht...

Lean is geen doel op zich! Lean moet zich als een olievlek vanuit de werkvloer verspreiden. Lean is pull, geen push.

Dat zijn zo wat uitspraken die ik de afgelopen jaren gehoord heb en een aantal ervan roep ik zelf ook vaak. Maar wat als de werkelijkheid anders is? Zomaar even wat omdenken op bovenstaande stellingen.

Lean is geen doel op zich: waarmee we bedoelen dat je bijvoorbeeld niet als doel kunt hebben: we moeten als afdeling minimaal 10 kaizens per week doen. In de meest ideale situatie is lean namelijk een middel waarmee je je bedrijfs/afdelingsdoelen kunt halen. En is het niet per se de bedoeling om 10 kaizens te maken. Maar het vertalen van je doelen blijkt in de praktijk nog best lastig te zijn.
Dus omgedacht: wat als je lean wel een doel op zich maakt? Hoe erg is het als je begint met: elke week 1 kaizen voor afdeling X? Door de routine en ervaring die men erin krijgt kon dat best nog wel eens goed uitpakken.

Lean moet zich als een olievlek vanuit de werkvloer verspreiden: waarmee we bedoelen dat het mooi zou zijn als alle vraag vanuit de werkvloer komt. Als successen behaald met lean op afdeling X worden gedeeld met elkaar en men op afdeling Y ook graag wil werken volgens deze systematiek. Ook dit blijkt in de praktijk niet altijd zo te werken, of zo snel te gaan als je zou willen.
Dus omgedacht: wat als je kiest voor lean vanuit de top van een organisatie? Zou je dan niet een goed voorbeeld zijn voor de medewerkers op de werkvloer? Zou je dan niet veel eerder de vraag krijgen en de medewerking vanuit de werkvloer? Want: jij doet het ook.

Lean is pull, geen push: waarmee wordt bedoeld dat je lean niet op kunt leggen aan mensen/teams. Het betekent dat net als hierboven: de vraag moet vanuit de mensen zelf komen en niet opgelegd door bijv. bestuurders/managers. Maar hoeveel ruimte is er dan voor afdelingen/managers etc. om niet mee te doen? We weten allemaal dat lean juist helpt in ketendenken, samenwerken en gezamenlijk gefocust zijn op 1 doel. Maar wat als iemand dan besluit om niet mee te doen?
Omgedacht op deze stelling: wat zou er gebeuren als je lean toch push uitrolt? Misschien helpt het juist wel de knelpunten die al jaren bestaan nu eindelijk eens op te lossen. Omdat er geen keuze is, omdat het push is en iedereen meedoet.

Los van het feit of ik het eens/oneens ben met bovenstaande stellingen, vond ik het weleens leuk om uit te proberen hoe het zou zijn als het anders zou zijn. Het heeft mij in elk geval wel weer getriggerd om niet vast te blijven zitten in overtuigingen en te onderzoeken of andersom ook zou kunnen gelden.

Probeer het ook eens! Wat zijn jullie omdenk-gedachtes bij bovenstaande stellingen?

Eenvoudig communiceren is niet makkelijk

Ik ben nu vier weken onderweg in een verbetertraject met een nieuwe afdeling en ik merk dat ik meer moeite heb met uitleggen dan in eerdere trajecten.

Wat is er anders waardoor ik nu meer moeite heb?
De afdeling die ik dit keer begeleid is de schoonmaak. Veel medewerkers zijn van buitenlandse afkomst en spreken beperkt of gebrekkig Nederlands.
Ik vermoed dat één van de oorzaken van mijn probleem is dat ik de "verkeerde woorden" gebruik:

• Te moeilijk: ingewikkelde, complexe en abstracte woorden zouden wel eens te moeilijk kunnen zijn, waardoor de medewerkers me simpelweg niet snappen. Uiteraard probeer ik mijn taalgebruik zo eenvoudig mogelijk te houden, maar volgens mij kan dat nog wel beter.
• Te veel: het is me opgevallen dat ik moet opletten om niet te veel woorden te gebruiken in een uitleg, omdat ik dan mensen zie afhaken. Ik vermoed dat het bijwonen van de sessies al best uitdagend is voor de medewerkers, en dat dit het alleen maar extra lastig maakt.

Bovenop eenvoudigere woordkeuze heb ik ook behoefte aan eenvoudigere voorbeelden. Goede voorbeelden helpen bij het verduidelijken van de theorie. Maar ik merk dat deze medewerkers zich niet altijd kunnen verplaatsen in mijn voorbeelden. Ze roepen dan juist meer verwarring op...

Ik heb gemerkt dat er ook nog verschil is tussen de thema's die aan bod komen. Bij elk thema is de uitdaging nét anders:

Stem van de klant

Het geweldige aan deze groep medewekers is dat ze buitengewoon betrokken zijn bij hun klant. Dáár doen ze het voor! Ze zijn dan ook gedreven zich in te zetten voor wat de klant wil. De uitdaging hier is hoe ze de klantvraag helder kunnen krijgen? 

Proces efficiency

Hier heb ik de minste moeite  mee, en hebben de medewerkers zelf ook de beste inzichten. Voorbeelden komen gemakkelijk en we maken snel vorderingen. Standaardisatie is eenvoudig uit te leggen aan de hand van bijvoorbeeld verschillende soorten prullenbakken. Veel verschillende soorten maakt het werk lastiger, dus zou het helpen om minder verschillende soorten te hebben. Hetzelfde geldt voor schoonmaak materialen: als alle schoonmaak karren dezelfde materialen bevatten, maakt dat het werk voor iedereen makkelijker. 

Houding en gedrag

Dit onderdeel vind ik het meest moeilijk. Hoe leg je op eenvoudige wijze uit wat een constructieve werk-cultuur is? Één van continu verbeteren? En waarom die zo belangrijk is? Welke voorbeelden zijn er te bedenken die zouden kunnen aanspreken bij deze doelgroep? 

Deze schoonmaak medewerkers hebben mijn hart gestolen met hun oprechtheid, puurheid en passie, en dat maakt dat ik extra gedreven ben om ze zo goed mogelijk te helpen: wie kan me helpen aan eenvoudiger woorden en voorbeelden?

Veranderen in verbinding

Als je 'lean' wilt gaan werken, dus met focus op je klant en zorgt dat je continu verbetert, dat betekent dat er iets moet veranderen. De mensen gaan anders werken en de leidinggevenden gaan anders aansturen waardoor je zoveel mogelijk hierin continu kunt verbeteren. Continu verbeteren doe je niet zomaar, dat vraagt iets anders van jou en je leidinggevende.

In mijn dagelijkse werk begeleid ik trajecten waarin we proberen problemen structureel op te lossen. Het doel is altijd dat we de mensen zodanig begeleiden dat ze het daarna zelf kunnen en ook gaan doen. In theorie klinkt dit heel mooi en mensen zijn altijd enthousiast om het daarna zelf te gaan doen. Echter in de praktijk zie ik dat de 'waan van de dag' overheerst en we toch niet in staat zijn om nieuwe/andere dingen te gaan doen.

Een van de dingen die ik de afgelopen week heb geleerd is dat verandering alleen maar tot stand komt als je in verbinding bent. Dat betekent dat je aandacht hebt voor de ander en zijn werkzaamheden maar ook begrijpt waar de ander dagelijks mee worstelt. Alleen als je dat weet dan kun je samen kijken naar de kleine stappen die je anders wil doen.
Dat klinkt heel logisch: iemand die aandacht voor jou heeft als persoon, daar deel je makkelijker iets mee dan met iemand die bijvoorbeeld alleen maar naar het resultaat van je werk kijkt. In verbinding kom je gemakkelijker met elkaar in gesprek en je kunt dan bijvoorbeeld ook goed feedback ontvangen. Omdat je weet dat de ander oprecht in jou geïnteresseerd is.

Eerder was ik erg gericht op de tools en de methodieken die je gebruikt bij 'lean' werken, en ik wist wel dat er ook een gedrags/cultuurverandering bij hoort maar was nog niet in staat om hier handen en voeten aan te geven. Met de wetenschap dat het draait om in verbinding zijn met de ander, krijg ik weer nieuwe handvatten om mijn werk een beetje beter te kunnen doen. Eigenlijk snap ik ook nu pas hoe ik bijvoorbeeld coachingsvaardigheden hierin heel goed kan gebruiken. Mooi inzicht!

Wat heb ik me voorgenomen om uit te proberen de komende weken? Om echt aandacht te hebben voor de mensen waarmee ik werk. Om ze te vragen waar ze mee worstelen, of waar ze energie van krijgen? Ik heb me voorgenomen om mijn agenda ruimer in te delen, dus geen half uurs afspraken meer maar echt tijd voor iemand te nemen (dat lukt vast niet altijd, maar de intentie is er ;)).
Ik ga me proberen meer te richten op de mens en minder op de tools en de technieken. Mijn voornemen is om hier over een paar weken een nieuwe blog over te schrijven met wat dit mij oplevert en wat het effect is.

Heb jij hier ervaring mee? Ik ben geïnteresseerd in je verhaal!

Meten is de motor

In kleine stapjes verbeteren is leuk, maar na de eerste opleving is het meestal lastig om je progressie te zien. Als je dan geen manier hebt om te meten of je nog op de goede weg bent, wordt het al snel lastig om op dat nieuwe pad te blijven. Ik ben mijn eigen beste voorbeeld, altijd geïnteresseerd in nieuwe trainings methodes om mijn sport-niveau, in mijn geval bij rotsklimmen, te verhogen. Maar om dat nieuwe schema ook echt voor langere tijd vol te houden valt me meestal zwaar.

Ik zie steeds meer bewijzen dat regelmatige metingen de sleutel zijn om die progressie zichtbaar te hebben en te houden. En dat ze de sleutel zijn om meer en langer de benodigde discipline te kunnen opbrengen om ervoor te blijven gaan.

Het objectief kunnen meten van je -kleine- succesjes helpt om gefocussed te blijven. Je ziet dat je nieuwe methode werkt, dus is het makkelijker om het nog wat langer op die manier vol te houden.

Daarnaast zal je minder snel deze methode voortijdig overboord gooien en naar alternatieve methodes grijpen zolang je ziet dat wat je doet effect heeft.

Ik ben in de afgelopen jaren meerdere keren gestart met een trainingsschema specifiek voor het versterken van de kracht in mijn handen. Maar pas toen ik de resultaten per training bij ging houden, werd objectief zichtbaar dat ik elke training echt een klein beetje sterker werd! Dát motiveerde, en ik heb het trainingsschema veel langer volgehouden dan de keren ervoor zonder metingen.

Zichtbaar resultaat helpt ook om positief te blijven. Vaak kost het wennen aan een nieuwe methode meer energie dan teruggaan naar werken op de oude manier. Ook hier geldt dat jij en je team veel lekkerder in de wedstrijd zullen zitten als je ziet dat de nieuwe methode meer succes heeft dan de oude.

Tot slot is er altijd wel een reden of een argument om je te laten meeslepen in de waan van de dag. Die zieke collega, die dreigende deadline of gewoon die slechte nacht... Iedereen heeft wel eens een baal-dag. Juist op dat soort momenten wil je niet blind vertrouwen op je gevoel, maar steun vinden in je eigen objectieve metingen. Die kunnen je er doorheen slepen, en je ook in moeilijkere momenten op het juiste pad houden.

Voor het komende klim-seizoen ga ik ervoor: schema, metingen, en zelfs een coach. Aan de randvoorwaarden ligt het nu zeker niet meer, het is alleen nog een kwestie van de schouders eronder!