Druk? Vertraag!

Afgelopen weken liep het niet helemaal soepel met de verandertrajecten waar ik mee bezig ben. Ik merk dat de mensen druk zijn en voelen dat 'continu verbeteren' erbij moet. Dit voelt dus als extra en bovenop het normale werk.
Uiteraard kan ik dan heel hard verkondigen dat dit juist tijd gaat opleveren en dat we er juist tijd in moeten stoppen. Dat wanneer we niks doen er ook niks veranderd. En rationeel snapt iedereen dat ook wel, echter de waan van de dag regeert en dan doen we dus iets anders.

We werken wat harder, doen er nog een schepje bovenop, we werken nog een uurtje langer door, of soms op je vrije dag toch nog even die mail wegwerken.
Dan hebben we het gevoel dat we de controle houden en dat wanneer het eenmaal weggewerkt is dan is er wel tijd om continu te verbeteren.

Ik vond hier een mooie vergelijking met wat er op mijn yoga-mat gebeurt (dit wordt niet een zweverig verhaal hoor ;)). Als ik moe ben en ik ga naar mijn wekelijkse uurtje yoga dan merk ik dat ik extra mijn best ga doen, ik wil het goed doen en volgens de aanwijzingen van de docent. Echter zo vaak krijg ik dan de opmerking van mijn docent: 'do less', oftewel: je bent te hard aan het werk. Dan vertraag ik, er valt een soort last van me af en ik merk dat alles een beetje soepeler gaat. Als ik eerlijk ben, gaat het dan ook beter dan wanneer ik zo hard aan het werk ben. Wat een verademing!

Deze ervaring probeer ik ook toe te passen in mijn werk en gun ik anderen ook. Wanneer je druk bent, ben je geneigd harder te werken, harder te lopen, meer te doen. Gaat het dan ook beter? Dat is maar de vraag...
Probeer het eens uit, vertraag af en toe! Neem de tijd om te kijken waar die drukte nou vandaan komt, misschien kunnen we wel een slimmere oplossing voor iets verzinnen waardoor werk niet meer terugkomt. Dat kan als je vertraagt en afstand neemt. Dan komt er tijd om continu te verbeteren.

Wat is jouw ervaring met vertragen?

Wel of geen spel, en welk spel?

Afgelopen week was ik op een proeverij van Lean games. Hier werden verschillende versies van leangames gedemonstreerd en deze kon je dus ook uitproberen. Ik mocht proeven aan een nieuwe game die gebaseerd was op het facilitaire proces. Daar was ik erg benieuwd naar omdat ik al een paar maanden bij een facilitaire afdeling het lean traject begeleid.

Een leangame wordt vaak gebruikt om al spelenderwijs inzichtelijk te maken wat lean precies inhoudt en de filosofie van continu verbeteren.

Bij veel leangames wordt gewerkt met lego-blokjes, omdat je daar zo gemakkelijk allerlei vormen en opdrachten mee kan bouwen. Tijdens het spelen van het spel wordt snel duidelijk hoe belangrijk de vraag/behoefte van de klant is, en welke stappen van het proces waarde toevoegen voor die klant. Ook wordt heel snel duidelijk waar de verspillingen zitten. En door het spelen van drie of meer rondes waarin de deelnemers verbeteringen doorvoeren en weer opnieuw spelen om de effecten te kunnen zien, zie je hoe continu verbeteren werkt. Bij de betere leangames is er vaak ook nog een dashboard waarop je de vooruitgang ziet.

Tijdens de proeverij werd de vraag geopperd of een leangame waardevoller zou zijn als het aansluit bij de doelgroep die het gaat spelen. Dus een facilitaire game voor de afdeling facilitair, een zorg/SEH-spel voor de gezondheidszorg etc… of juist niet? Zijn er argumenten te bedenken om het omgekeerde te beweren, namelijk dat je meer bereikt als het spel juist helemaal buiten de affiniteit van de doelgroep ligt?

We kwamen hier niet tot een eenduidig antwoord. Voor beiden is iets te zeggen. Aan de ene kant is het fijn als mensen herkennen wat er gebeurt in het spel en zich hiermee kunnen identificeren. Echter bestaat er een risico dat de deelnemers na de leangame alleen nog oog hebben voor de geopperde verbeteringen die ze in de leangame hebben gezien. En niet (veel) verder kijken. Dat laatste is natuurlijk niet wat je wilt. Want een leangame is natuurlijk maar een voorbeeld, en in de eigen werkelijkheid gelden andere regels en dus andere kansen.

Vervolgens dacht ik na over hoe ik deze game zou gaan gebruiken in mijn huidige werk.

Zo’n leangame wordt vaak goed ontvangen door de deelnemers en als leuk ervaren, maar is het wel echt van toegevoegde waarde in (bijvoorbeeld) een lean basistraining?

Natuurlijk maakt het op speelse wijze een aantal principes zichtbaar en is het visueel en beïnvloed het de sfeer in de groep positief. Maar het kost ook veel tijd om een leangame te doorlopen. En vaak liggen een aantal dingen tijdens zo’n game ook wel voor de hand voor de deelnemers.

Ik heb niet echt een goed antwoord op deze twee vragen. Bij deze dan ook de hulpvragen aan jou:

• Welke argumenten vóór of tegen het laten aansluiten van een leangame bij de doelgroep kan je nog bedenken?
• Wat denk jij van de vraag rondom de waarde van een leangame in een training?

Ik hoop dat je me wilt helpen met deze vraagstukken, reacties zijn zeer welkom!

Kaizen in de weerstand

Ik ben leancoach en begeleid mensen hoe we 'continu verbeteren' in ons DNA kunnen krijgen: als een normaal onderdeel van je werk. 

Afgelopen weken ben ik met verschillende teams bezig geweest met verbetering, met kaizen.

Kaizen is een methode om een probleem aan te pakken en bestaat uit zes stappen:

1. Formuleer het probleem

2. Definieer/kwantificeer de verspillingen

3. Wat zijn de oorzaken van het probleem

4. Wat zijn mogelijke oplossingen (let op: gerelateerd aan de oorzaken)

5. Maak een plan (wat ga je experimenteren/uitproberen)

6. Check of het werkt en zorg voor borging

Ik probeer alle partijen aan tafel te krijgen die met dit probleem te maken hebben en dan gaan we aan de slag.

De deelnemers zijn in eerste instantie zeer gemotiveerd om hieraan mee te werken. Want er komt een platform voor hun probleem, en het is fijn om daar even goed de tijd voor te nemen. De irritaties van iedereen komen dan op tafel. We brainstormen met elkaar over de oorzaken van het probleem en zoeken oplossingen bij die oorzaken.

Op een bepaald moment is er dan genoeg bedacht en gaan we aan de slag met een pilot of een experiment. Om uit te proberen of een bedachte oplossing ook echt werkt in de praktijk. Je wilt dit graag op kleine schaal doen zodat niet meteen alles overhoop gehaald hoeft te worden en je snel resultaat ziet.

Tot hier is iedereen nog enthousiast en welwillend om mee te werken. Tenslotte hebben ze zelf het experiment bedacht. Maar als er dan bij het experiment niet meteen alles in één keer perfect is, beginnen sommigen terug te krabbelen. Door de bedachte oplossing wordt weliswaar een gedeelte van het probleem opgelost, maar de nieuwe methode levert ook nieuwe uitdagingen. En dan willen ze eigenlijk weer terug naar de situatie zoals hij was. En hiermee wordt het experiment beëindigd.

Er ontstaat weerstand. Mensen willen niet door met het experiment. Het kost tijd, het gewone werk gaat ook gewoon door en als we het gewoon laten zoals het was dan weten we ten minste wat we kunnen verwachten. Dat is bekend, vertrouwd. Maar ja: die dagelijkse ergernis is dan niet opgelost!

Dit proces heb ik nu een paar keer van dichtbij gezien en het verbaast me, misschien moet ik hier zelf eens een kaizen op maken. Zonder de mensen/teams hierin te veroordelen, want ik zie heel goed dat ze zelf ook met dit dilemma worstelen. 

Hoe komt het dat we niet gemotiveerd genoeg blijven om iets langer door te experimenteren? Wat maakt dat we zo snel weer terugstappen in 'de dingen doen zoals we die al jaren doen'? Is de ergernis misschien niet groot of urgent genoeg? Is de werkdruk zo hoog dat er eigenlijk geen tijd is om een probleem structureel aan te pakken? Is het onbekende van het experiment zo onwennig dat we het niet lang aan kunnen?

Ik zou graag zelf meer inzicht krijgen welke oorzaken hier aan ten grondslag kunnen liggen. Hoe ik hier als coach/adviseur hulp in zou kunnen bieden. Of welke omstandigheden er nodig zijn waardoor mensen wel langer door willen/kunnen experimenteren. 

Hebben jullie ideeën, of ervaringen die me een stukje in de goede richting zouden kunnen helpen?