Proberen en leren tot nu toe ...

Terugkijkend op afgelopen week besef ik me dat mijn leukste afspraak voortgekomen is uit deze blog! We zijn deze blog nog niet zo lang geleden begonnen, gewoon om uit te proberen wat ons dit oplevert en te leren van deze ervaring. Ik wil graag delen wat het mij tot nu toe heeft opgeleverd.

Zoals gezegd afgelopen week leverde dit mijn leukste afspraak op! Een paar artikelen geleden schreef ik een blog over een kaizen en hoe men enthousiast aan de slag ging met een experiment. Maar dat daar enige tijd later toch de klad in kwam en de motivatie verdwenen leek om verder te gaan. Ik stelde mezelf in de blog de vraag: hoe kan dit en wat kan ik doen om dit in het vervolg anders te laten verlopen? Afgelopen week hadden we een intervisie-sessie hierover met zeer inspirerende mensen. En ik ben erachter gekomen dat eigenaarschap en urgentie hier de belangrijkste factoren bleken te zijn. Ik heb mezelf laten meeslepen en de verantwoordelijkheid in dit vraagstuk op me genomen. Daarbij vergeten mezelf de vraag te stellen: wie is de eigenaar? Wat is de urgentie dat dit probleem opgelost wordt? Mooie eye-opener voor mij! En mooi vergelijk naar wat ik in coaching doe: degene die tegenover je zit is de eigenaar en voelt de urgentie om het aan te pakken. In elk geval ben je als coach geen eigenaar en is je rol: de ander in beweging te krijgen. Deze openbaring levert mij op dat ik de komende week mijn agenda eens even onder de loep neem en kijk welke rol ik heb en hoe ik de meeting dus in ga. Eens kijken hoe dat werkt!

De blog levert op dat mensen ons hierop aanspreken en vragen wanneer de volgende blog verschijnt. Ok, dit betekent dat we dus voldoen aan een behoefte. Leuk om te weten! En het maakt dat ik dubbel zoveel zin heb om een nieuwe blog te maken.

Ik doe interessante nieuwe contacten op, bijvoorbeeld met iemand die een reactie gaf op onze blog over aanwezigheid op de werkvloer. Of zoals de intervisie-sessie van afgelopen week met mensen die ik anders niet gesproken had. 

Het geeft mij een reflectiemoment. Hoe was mijn week, wat heb ik meegemaakt, wat heb ik hiervan geleerd? Maar plaatst tegelijk dingen in perspectief. Waar mijn eye-opener tijdens de intervisie-sessie me misschien een kort moment een gevoel van 'falen' heeft gegeven, leert het me ook dit in een ander perspectief te bekijken. Namelijk wat fijn dat ik dit mag leren en de komende week een stukje beter mag doen. Daar heb ik namelijk zin in en krijg ik energie van!

Kortom in de korte tijd dat deze blog bestaat, heeft dit beweging opgeleverd. Als ik dan terugkijk naar de intentie en ideeën waarom we deze blog gestart zijn (zie plaatje) dan denk ik dat we op de goede weg zijn. Het geeft mij in elk geval een heel blij gevoel. 

Aanmoedigen zonder corrigeren

Altijd maar bezig zijn met verbeteringen is natuurlijk prachtig, maar er schuilt ook een risico in. Want als je altijd maar aandacht richt op de nog te verbeteren aspecten, bestaat het gevaar dat je daarmee de creativiteit van de betrokkenen dempt.

"Mooi werk! Maar hier en hier, en daar en daar hadden we (de ontvanger hoort: had je) het nog wel een tandje beter kunnen doen. Dus volgende keer daar nog beter op letten en dan komt het helemaal goed!"
De sandwich-methode (ook bekend als de feedback-hamburger) is slechts één voorbeeld van een goed bedoelde, maar waardeloze methode van complimenteren.
In de meeste gevallen blijft alleen de correctie hangen, en begrijpt de manager niet waarom er steeds minder nieuwe verbeter-ideeën geopperd worden.

Denk eens terug, wanneer heb je voor het laatst een compliment gekregen zonder dat daar meteen een suggestie (eufemisme voor correctie) voor verbetering bij zat? En wanneer heb je zelf voor het laatst iemand een compliment gemaakt en alleen maar aangemoedigd om door te gaan op de goede weg?

Afgelopen week heb ik tijdens een opleidingsdag meegedaan aan een experiment om zelf te ondervinden hoe krachtig zuiver aanmoedigen is:
Het experiment bestond eruit dat één van de deelnemers uitsluitend door middel van aanmoedigen een bepaalde taak zou moeten volbrengen zonder dat hij wist wat die taak was. Als motivatie hadden we afgesproken dat de groep zou klappen zodra de deelnemer acties ondernam die "in de goede richting" gingen. In alle andere gevallen zou de groep niks doen. Denk aan het spel "warm, warmer, koud, kouder" zonder het koude deel.
De groep had als taak bedacht dat de deelnemer in het experiment een blikje frisdrank zou moeten pakken uit een koelkast in de hoek van de lesruimte en deze aan een specifieke persoon in de groep aanbieden. In minder dan 10 minuten had de deelnemer deze opdracht uitgevonden en uitgevoerd!

Had de deelnemer het sneller kunnen doen als de groep ook had gecorrigeerd als de deelnemer de verkeerde kant op liep? Wellicht. Maar in dit experiment was er alle ruimte voor de deelnemer om zijn eigen creativiteit in te zetten en uit te proberen wat het meest werd aangemoedigd. Dit creëerde niet alleen een hele prettige werksfeer, maar ook een heel gemotiveerde deelnemer! En laten we niet vergeten dat het beoogde resultaat behaald werd, en nog snel ook...

Begrijp me niet verkeerd: als er echt iets mis dreigt te gaan is corrigeren en soms straffen goed of zelfs noodzakelijk. Maar er zijn meer wegen naar Rome. En verbeteren draait toch om het inzetten van de creativiteit en vindingrijkheid van alle medewerkers? Dus wat is er dan op tegen om de medewerkers het vertrouwen en de ruimte te geven om zelf te experimenteren, en alleen de succesvolle experimenten aan te moedigen?

Aanwezigheid op de werkvloer, belangrijk of niet?

Afgelopen week mocht ik meelopen op de spoedeisende hulp (SEH) van het ziekenhuis waar ik werk. Ik werk hier al ruim vijf jaar maar was op de SEH nog nooit geweest. Nu is dat niet zo vreemd want ik heb in mijn functie eigenlijk geen patiëntencontact dus kom ik niet zomaar op een verpleegafdeling, polikliniek of bijvoorbeeld de spoedeisende hulp. Ik vond het spannend omdat je natuurlijk nooit weet wat je gaat beleven, maar had er ook veel zin in omdat ik wist dat het me weer nieuwe inzichten zou geven.

In de lean filosofie wordt het belang van ‘naar de werkvloer gaan’ benadrukt, ‘go to the gemba’ is hier een veelgehoorde term. Gemba betekent ‘daar waar het gebeurt’, dus de werkvloer. Raad van Bestuur, managers en verbetercoaches zetten zichzelf op een stip in de ruimte en observeren een paar uur lang wat er precies gebeurt op de werkvloer, met respect voor de medewerkers. Op deze manier wordt duidelijk wat de knelpunten zijn op de werkvloer en wat dus prioriteit heeft om te verbeteren maar ook wordt de afstand tussen bestuurder en werkvloer kleiner.

In een gesprek dat ik afgelopen week had met een manager kwam dit ook ter sprake. Ik vroeg me af hoe hij erin stond om wekelijks een paar uur op de werkvloer door te brengen. De manager was enthousiast en legde me uit dat hij worstelde met de huidige kwaliteitslijstjes, audits etc. Hij gaf aan dit lastig te vinden omdat hij dan eigenlijk nog steeds niet weet hoe het er daadwerkelijk aan toe gaat. Die lijstjes worden namelijk nog steeds op kantoor besproken, ver weg van de werkvloer. Natuurlijk is het belangrijk om de administratie (auditlijstjes etc.) op orde te hebben, maar het is zeker zo belangrijk dat hij weet hoe de werkvloer eruitziet. Met welke dagelijkse problematiek en hectiek hebben medewerkers te maken en tegen welke beperkingen lopen ze aan. Herinner je je dat programma op TV: Undercover Boss, daar moest ik heel erg aan denken. De baas die meewerkt op de werkvloer en zodoende zelf ervaart wat er speelt. Mooi programma!

Wat mijn eigen ‘gemba’ betreft op de SEH, die vond ik enorm leerzaam. Wat ik echt het leukst vond, was dat mensen enorm bereid zijn om te laten zien wat ze doen. Ze zijn trots op hun werk en hun werkomgeving en beantwoorden graag vragen hierover. Ondanks de hectiek en weinig tijd die er is als ze tegelijkertijd aan het werk zijn. Ik werd hier mogelijk nog enthousiaster van en zodoende heb ik van de week nog een paar gemba’s ingepland om een goed beeld te krijgen van de knelpunten en verbetermogelijkheden op de werkvloer. Om de mensen echt goed te kunnen begrijpen. Ik raad iedereen aan dit zo vaak als je kunt te doen!

Hebben jullie ook mooie voorbeelden van gemba’s? Deel ze gerust!

Theorie en praktijk

Afgelopen week mocht ik deelnemen aan het Intern Advies Event van House of Performance (HOP), en ik vond het super!

Voor mij was het de eerste keer, maar voor HOP alweer het vijfde jaar dat ze dit organiseren.
Van een voorzichtige vraag van een klant om meer te leren van de adviseurs van HOP is het event in vijf jaar uitgegroeid van een handjevol klanten tot een event met ruim 80 adviseurs van allerlei verschillende organisaties. En veel daarvan zijn niet eens klant bij HOP!

Ik heb met heel veel plezier gekeken, geluisterd, gelachen, en genoten.
En misschien nog wel het meest bij een sessie over psychomotorische training in combinatie met advies. (mede gebaseerd op de systeem theorie van Kahneman) Oftewel stilstaan bij wat je doet in bepaalde situaties, en wat je daaruit zou kunnen leren over jezelf. Want je gebruikt jezelf als middel om anderen te helpen, en dan is het toch wel heel fijn als je jezelf ook goed kent!

In een half uur werden we met behulp van hele leuke oefeningen bewust gemaakt van het verschil tussen onze aannames en ons handelen.
En wat blijkt: ik doe dingen soms anders dan ik bedacht had dat ik ze zou doen. Ik ontdekte dat ik samenwerking belangrijker vind dan het behalen van mijn doel. Dat had ik niet verwacht! En zo eindigden we, wél in samenwerking maar bij het doel van de ander.

Zoals zo vaak levert dit me meer vragen dan antwoorden op, maar misschien is dat juist wel waar het om gaat. Volgens mij is het belangrijk om je zo bewust mogelijk te zijn van je eigen routines, van de dingen waar je normaal gesproken niet eens over nadenkt. Want door je eigen bril zie je alleen wat je wil zien en loop je het risico mooie nieuwe dingen te missen.

En zo ondervond ik aan den lijve: theorie is belangrijk en mooi, maar pas in de praktijk ontdek je de échte waarde.