Lean omgedacht...

Lean is geen doel op zich! Lean moet zich als een olievlek vanuit de werkvloer verspreiden. Lean is pull, geen push.

Dat zijn zo wat uitspraken die ik de afgelopen jaren gehoord heb en een aantal ervan roep ik zelf ook vaak. Maar wat als de werkelijkheid anders is? Zomaar even wat omdenken op bovenstaande stellingen.

Lean is geen doel op zich: waarmee we bedoelen dat je bijvoorbeeld niet als doel kunt hebben: we moeten als afdeling minimaal 10 kaizens per week doen. In de meest ideale situatie is lean namelijk een middel waarmee je je bedrijfs/afdelingsdoelen kunt halen. En is het niet per se de bedoeling om 10 kaizens te maken. Maar het vertalen van je doelen blijkt in de praktijk nog best lastig te zijn.
Dus omgedacht: wat als je lean wel een doel op zich maakt? Hoe erg is het als je begint met: elke week 1 kaizen voor afdeling X? Door de routine en ervaring die men erin krijgt kon dat best nog wel eens goed uitpakken.

Lean moet zich als een olievlek vanuit de werkvloer verspreiden: waarmee we bedoelen dat het mooi zou zijn als alle vraag vanuit de werkvloer komt. Als successen behaald met lean op afdeling X worden gedeeld met elkaar en men op afdeling Y ook graag wil werken volgens deze systematiek. Ook dit blijkt in de praktijk niet altijd zo te werken, of zo snel te gaan als je zou willen.
Dus omgedacht: wat als je kiest voor lean vanuit de top van een organisatie? Zou je dan niet een goed voorbeeld zijn voor de medewerkers op de werkvloer? Zou je dan niet veel eerder de vraag krijgen en de medewerking vanuit de werkvloer? Want: jij doet het ook.

Lean is pull, geen push: waarmee wordt bedoeld dat je lean niet op kunt leggen aan mensen/teams. Het betekent dat net als hierboven: de vraag moet vanuit de mensen zelf komen en niet opgelegd door bijv. bestuurders/managers. Maar hoeveel ruimte is er dan voor afdelingen/managers etc. om niet mee te doen? We weten allemaal dat lean juist helpt in ketendenken, samenwerken en gezamenlijk gefocust zijn op 1 doel. Maar wat als iemand dan besluit om niet mee te doen?
Omgedacht op deze stelling: wat zou er gebeuren als je lean toch push uitrolt? Misschien helpt het juist wel de knelpunten die al jaren bestaan nu eindelijk eens op te lossen. Omdat er geen keuze is, omdat het push is en iedereen meedoet.

Los van het feit of ik het eens/oneens ben met bovenstaande stellingen, vond ik het weleens leuk om uit te proberen hoe het zou zijn als het anders zou zijn. Het heeft mij in elk geval wel weer getriggerd om niet vast te blijven zitten in overtuigingen en te onderzoeken of andersom ook zou kunnen gelden.

Probeer het ook eens! Wat zijn jullie omdenk-gedachtes bij bovenstaande stellingen?

Eenvoudig communiceren is niet makkelijk

Ik ben nu vier weken onderweg in een verbetertraject met een nieuwe afdeling en ik merk dat ik meer moeite heb met uitleggen dan in eerdere trajecten.

Wat is er anders waardoor ik nu meer moeite heb?
De afdeling die ik dit keer begeleid is de schoonmaak. Veel medewerkers zijn van buitenlandse afkomst en spreken beperkt of gebrekkig Nederlands.
Ik vermoed dat één van de oorzaken van mijn probleem is dat ik de "verkeerde woorden" gebruik:

• Te moeilijk: ingewikkelde, complexe en abstracte woorden zouden wel eens te moeilijk kunnen zijn, waardoor de medewerkers me simpelweg niet snappen. Uiteraard probeer ik mijn taalgebruik zo eenvoudig mogelijk te houden, maar volgens mij kan dat nog wel beter.
• Te veel: het is me opgevallen dat ik moet opletten om niet te veel woorden te gebruiken in een uitleg, omdat ik dan mensen zie afhaken. Ik vermoed dat het bijwonen van de sessies al best uitdagend is voor de medewerkers, en dat dit het alleen maar extra lastig maakt.

Bovenop eenvoudigere woordkeuze heb ik ook behoefte aan eenvoudigere voorbeelden. Goede voorbeelden helpen bij het verduidelijken van de theorie. Maar ik merk dat deze medewerkers zich niet altijd kunnen verplaatsen in mijn voorbeelden. Ze roepen dan juist meer verwarring op...

Ik heb gemerkt dat er ook nog verschil is tussen de thema's die aan bod komen. Bij elk thema is de uitdaging nét anders:

Stem van de klant

Het geweldige aan deze groep medewekers is dat ze buitengewoon betrokken zijn bij hun klant. Dáár doen ze het voor! Ze zijn dan ook gedreven zich in te zetten voor wat de klant wil. De uitdaging hier is hoe ze de klantvraag helder kunnen krijgen? 

Proces efficiency

Hier heb ik de minste moeite  mee, en hebben de medewerkers zelf ook de beste inzichten. Voorbeelden komen gemakkelijk en we maken snel vorderingen. Standaardisatie is eenvoudig uit te leggen aan de hand van bijvoorbeeld verschillende soorten prullenbakken. Veel verschillende soorten maakt het werk lastiger, dus zou het helpen om minder verschillende soorten te hebben. Hetzelfde geldt voor schoonmaak materialen: als alle schoonmaak karren dezelfde materialen bevatten, maakt dat het werk voor iedereen makkelijker. 

Houding en gedrag

Dit onderdeel vind ik het meest moeilijk. Hoe leg je op eenvoudige wijze uit wat een constructieve werk-cultuur is? Één van continu verbeteren? En waarom die zo belangrijk is? Welke voorbeelden zijn er te bedenken die zouden kunnen aanspreken bij deze doelgroep? 

Deze schoonmaak medewerkers hebben mijn hart gestolen met hun oprechtheid, puurheid en passie, en dat maakt dat ik extra gedreven ben om ze zo goed mogelijk te helpen: wie kan me helpen aan eenvoudiger woorden en voorbeelden?

Veranderen in verbinding

Als je 'lean' wilt gaan werken, dus met focus op je klant en zorgt dat je continu verbetert, dat betekent dat er iets moet veranderen. De mensen gaan anders werken en de leidinggevenden gaan anders aansturen waardoor je zoveel mogelijk hierin continu kunt verbeteren. Continu verbeteren doe je niet zomaar, dat vraagt iets anders van jou en je leidinggevende.

In mijn dagelijkse werk begeleid ik trajecten waarin we proberen problemen structureel op te lossen. Het doel is altijd dat we de mensen zodanig begeleiden dat ze het daarna zelf kunnen en ook gaan doen. In theorie klinkt dit heel mooi en mensen zijn altijd enthousiast om het daarna zelf te gaan doen. Echter in de praktijk zie ik dat de 'waan van de dag' overheerst en we toch niet in staat zijn om nieuwe/andere dingen te gaan doen.

Een van de dingen die ik de afgelopen week heb geleerd is dat verandering alleen maar tot stand komt als je in verbinding bent. Dat betekent dat je aandacht hebt voor de ander en zijn werkzaamheden maar ook begrijpt waar de ander dagelijks mee worstelt. Alleen als je dat weet dan kun je samen kijken naar de kleine stappen die je anders wil doen.
Dat klinkt heel logisch: iemand die aandacht voor jou heeft als persoon, daar deel je makkelijker iets mee dan met iemand die bijvoorbeeld alleen maar naar het resultaat van je werk kijkt. In verbinding kom je gemakkelijker met elkaar in gesprek en je kunt dan bijvoorbeeld ook goed feedback ontvangen. Omdat je weet dat de ander oprecht in jou geïnteresseerd is.

Eerder was ik erg gericht op de tools en de methodieken die je gebruikt bij 'lean' werken, en ik wist wel dat er ook een gedrags/cultuurverandering bij hoort maar was nog niet in staat om hier handen en voeten aan te geven. Met de wetenschap dat het draait om in verbinding zijn met de ander, krijg ik weer nieuwe handvatten om mijn werk een beetje beter te kunnen doen. Eigenlijk snap ik ook nu pas hoe ik bijvoorbeeld coachingsvaardigheden hierin heel goed kan gebruiken. Mooi inzicht!

Wat heb ik me voorgenomen om uit te proberen de komende weken? Om echt aandacht te hebben voor de mensen waarmee ik werk. Om ze te vragen waar ze mee worstelen, of waar ze energie van krijgen? Ik heb me voorgenomen om mijn agenda ruimer in te delen, dus geen half uurs afspraken meer maar echt tijd voor iemand te nemen (dat lukt vast niet altijd, maar de intentie is er ;)).
Ik ga me proberen meer te richten op de mens en minder op de tools en de technieken. Mijn voornemen is om hier over een paar weken een nieuwe blog over te schrijven met wat dit mij oplevert en wat het effect is.

Heb jij hier ervaring mee? Ik ben geïnteresseerd in je verhaal!