Druk? Vertraag!

Afgelopen weken liep het niet helemaal soepel met de verandertrajecten waar ik mee bezig ben. Ik merk dat de mensen druk zijn en voelen dat 'continu verbeteren' erbij moet. Dit voelt dus als extra en bovenop het normale werk.
Uiteraard kan ik dan heel hard verkondigen dat dit juist tijd gaat opleveren en dat we er juist tijd in moeten stoppen. Dat wanneer we niks doen er ook niks veranderd. En rationeel snapt iedereen dat ook wel, echter de waan van de dag regeert en dan doen we dus iets anders.

We werken wat harder, doen er nog een schepje bovenop, we werken nog een uurtje langer door, of soms op je vrije dag toch nog even die mail wegwerken.
Dan hebben we het gevoel dat we de controle houden en dat wanneer het eenmaal weggewerkt is dan is er wel tijd om continu te verbeteren.

Ik vond hier een mooie vergelijking met wat er op mijn yoga-mat gebeurt (dit wordt niet een zweverig verhaal hoor ;)). Als ik moe ben en ik ga naar mijn wekelijkse uurtje yoga dan merk ik dat ik extra mijn best ga doen, ik wil het goed doen en volgens de aanwijzingen van de docent. Echter zo vaak krijg ik dan de opmerking van mijn docent: 'do less', oftewel: je bent te hard aan het werk. Dan vertraag ik, er valt een soort last van me af en ik merk dat alles een beetje soepeler gaat. Als ik eerlijk ben, gaat het dan ook beter dan wanneer ik zo hard aan het werk ben. Wat een verademing!

Deze ervaring probeer ik ook toe te passen in mijn werk en gun ik anderen ook. Wanneer je druk bent, ben je geneigd harder te werken, harder te lopen, meer te doen. Gaat het dan ook beter? Dat is maar de vraag...
Probeer het eens uit, vertraag af en toe! Neem de tijd om te kijken waar die drukte nou vandaan komt, misschien kunnen we wel een slimmere oplossing voor iets verzinnen waardoor werk niet meer terugkomt. Dat kan als je vertraagt en afstand neemt. Dan komt er tijd om continu te verbeteren.

Wat is jouw ervaring met vertragen?

Wel of geen spel, en welk spel?

Afgelopen week was ik op een proeverij van Lean games. Hier werden verschillende versies van leangames gedemonstreerd en deze kon je dus ook uitproberen. Ik mocht proeven aan een nieuwe game die gebaseerd was op het facilitaire proces. Daar was ik erg benieuwd naar omdat ik al een paar maanden bij een facilitaire afdeling het lean traject begeleid.

Een leangame wordt vaak gebruikt om al spelenderwijs inzichtelijk te maken wat lean precies inhoudt en de filosofie van continu verbeteren.

Bij veel leangames wordt gewerkt met lego-blokjes, omdat je daar zo gemakkelijk allerlei vormen en opdrachten mee kan bouwen. Tijdens het spelen van het spel wordt snel duidelijk hoe belangrijk de vraag/behoefte van de klant is, en welke stappen van het proces waarde toevoegen voor die klant. Ook wordt heel snel duidelijk waar de verspillingen zitten. En door het spelen van drie of meer rondes waarin de deelnemers verbeteringen doorvoeren en weer opnieuw spelen om de effecten te kunnen zien, zie je hoe continu verbeteren werkt. Bij de betere leangames is er vaak ook nog een dashboard waarop je de vooruitgang ziet.

Tijdens de proeverij werd de vraag geopperd of een leangame waardevoller zou zijn als het aansluit bij de doelgroep die het gaat spelen. Dus een facilitaire game voor de afdeling facilitair, een zorg/SEH-spel voor de gezondheidszorg etc… of juist niet? Zijn er argumenten te bedenken om het omgekeerde te beweren, namelijk dat je meer bereikt als het spel juist helemaal buiten de affiniteit van de doelgroep ligt?

We kwamen hier niet tot een eenduidig antwoord. Voor beiden is iets te zeggen. Aan de ene kant is het fijn als mensen herkennen wat er gebeurt in het spel en zich hiermee kunnen identificeren. Echter bestaat er een risico dat de deelnemers na de leangame alleen nog oog hebben voor de geopperde verbeteringen die ze in de leangame hebben gezien. En niet (veel) verder kijken. Dat laatste is natuurlijk niet wat je wilt. Want een leangame is natuurlijk maar een voorbeeld, en in de eigen werkelijkheid gelden andere regels en dus andere kansen.

Vervolgens dacht ik na over hoe ik deze game zou gaan gebruiken in mijn huidige werk.

Zo’n leangame wordt vaak goed ontvangen door de deelnemers en als leuk ervaren, maar is het wel echt van toegevoegde waarde in (bijvoorbeeld) een lean basistraining?

Natuurlijk maakt het op speelse wijze een aantal principes zichtbaar en is het visueel en beïnvloed het de sfeer in de groep positief. Maar het kost ook veel tijd om een leangame te doorlopen. En vaak liggen een aantal dingen tijdens zo’n game ook wel voor de hand voor de deelnemers.

Ik heb niet echt een goed antwoord op deze twee vragen. Bij deze dan ook de hulpvragen aan jou:

• Welke argumenten vóór of tegen het laten aansluiten van een leangame bij de doelgroep kan je nog bedenken?
• Wat denk jij van de vraag rondom de waarde van een leangame in een training?

Ik hoop dat je me wilt helpen met deze vraagstukken, reacties zijn zeer welkom!

Aanwezigheid op de werkvloer, belangrijk of niet?

Afgelopen week mocht ik meelopen op de spoedeisende hulp (SEH) van het ziekenhuis waar ik werk. Ik werk hier al ruim vijf jaar maar was op de SEH nog nooit geweest. Nu is dat niet zo vreemd want ik heb in mijn functie eigenlijk geen patiëntencontact dus kom ik niet zomaar op een verpleegafdeling, polikliniek of bijvoorbeeld de spoedeisende hulp. Ik vond het spannend omdat je natuurlijk nooit weet wat je gaat beleven, maar had er ook veel zin in omdat ik wist dat het me weer nieuwe inzichten zou geven.

In de lean filosofie wordt het belang van ‘naar de werkvloer gaan’ benadrukt, ‘go to the gemba’ is hier een veelgehoorde term. Gemba betekent ‘daar waar het gebeurt’, dus de werkvloer. Raad van Bestuur, managers en verbetercoaches zetten zichzelf op een stip in de ruimte en observeren een paar uur lang wat er precies gebeurt op de werkvloer, met respect voor de medewerkers. Op deze manier wordt duidelijk wat de knelpunten zijn op de werkvloer en wat dus prioriteit heeft om te verbeteren maar ook wordt de afstand tussen bestuurder en werkvloer kleiner.

In een gesprek dat ik afgelopen week had met een manager kwam dit ook ter sprake. Ik vroeg me af hoe hij erin stond om wekelijks een paar uur op de werkvloer door te brengen. De manager was enthousiast en legde me uit dat hij worstelde met de huidige kwaliteitslijstjes, audits etc. Hij gaf aan dit lastig te vinden omdat hij dan eigenlijk nog steeds niet weet hoe het er daadwerkelijk aan toe gaat. Die lijstjes worden namelijk nog steeds op kantoor besproken, ver weg van de werkvloer. Natuurlijk is het belangrijk om de administratie (auditlijstjes etc.) op orde te hebben, maar het is zeker zo belangrijk dat hij weet hoe de werkvloer eruitziet. Met welke dagelijkse problematiek en hectiek hebben medewerkers te maken en tegen welke beperkingen lopen ze aan. Herinner je je dat programma op TV: Undercover Boss, daar moest ik heel erg aan denken. De baas die meewerkt op de werkvloer en zodoende zelf ervaart wat er speelt. Mooi programma!

Wat mijn eigen ‘gemba’ betreft op de SEH, die vond ik enorm leerzaam. Wat ik echt het leukst vond, was dat mensen enorm bereid zijn om te laten zien wat ze doen. Ze zijn trots op hun werk en hun werkomgeving en beantwoorden graag vragen hierover. Ondanks de hectiek en weinig tijd die er is als ze tegelijkertijd aan het werk zijn. Ik werd hier mogelijk nog enthousiaster van en zodoende heb ik van de week nog een paar gemba’s ingepland om een goed beeld te krijgen van de knelpunten en verbetermogelijkheden op de werkvloer. Om de mensen echt goed te kunnen begrijpen. Ik raad iedereen aan dit zo vaak als je kunt te doen!

Hebben jullie ook mooie voorbeelden van gemba’s? Deel ze gerust!