Ich bin ein beLEANer

Afgelopen week mocht ik mee op een “go and see” bij ABN AMRO Commercial Finance (ACF), een dochter van ABN AMRO. Nu we de eerste rondes van ons eigen verandertraject achter de rug hebben, beginnen zich vragen te vormen rond het onderwerp borging. Starten met verbeteren is de eerste stap, maar hoe borg je dat je ook blijft verbeteren?

ACF is al een aantal jaar onderweg op hun Lean-reis en waren graag bereid om hun ervaringen met ons te delen.  

Hart in plaats van hoofd

De belangrijkste les die ik meeneem is dat het idee van continu verbeteren pas echt onderdeel wordt van je cultuur als je mensen het niet alleen in hun hoofd hebben, maar juist in hun hart sluiten. Ik realiseer me dat dit niet bepaald SMART geformuleerd is. Het doet me een beetje denken aan Cruijff’s “Je gaat het pas zien, als je het door hebt”.

Waar het volgens mij om gaat is dat continu verbeteren geen routine op het werk is, of een periodieke terugkerende herinnering in je agenda, maar een gevoel dat het op elk moment van de dag en in alle werkzaamheden die je verricht op de loer ligt: ben ik de juiste dingen aan het doen? Is dit de beste manier om dit te doen? Voelt deze methode goed, of voel ik aan mijn water dat dit handiger kan?

Visueel management

Om effectief te kunnen werken, en dus ook om effectief met elkaar continu te kunnen verbeteren, is het essentieel dat je glashelder hebt waar je nu staat. Waar je staat ten opzichte van je doelen. Zodat je je tijd en energie kunt steken in de onderwerpen waar je ziet dat je nu tegenvallende resultaten boekt. En natuurlijk welke lessen jij en je collega’s kunnen leren uit de successen die je behaald hebt. Dus plak die doelen op de muur! En teken dat proces uit, en schuif en puzzel en bediscussieer en de verbazingen en verbeter ideeën komen als vanzelf.

Extern gericht

Alle verbeter ideeën zijn goed. Maar blijf elkaar uitdagen om de juiste focus en prioriteit te houden. Je eigen werkwijze verbeteren is mooi, maar wat gaat de klant ervan merken? Alleen de verbeteringen waar de klant iets van merkt zijn voor hem waarde toevoegend.

Lange adem

Het laatste inzicht dat ik hier nog wil meegeven gaat over tijd en volharding. In ACF’s reis werd me duidelijk dat niet alle experimenten allemaal even succesvol waren. Niet alle verbeteringen een doorslaand succes. Maar alle experimenten waren altijd input voor nieuwe inzichten, en dus nieuwe experimenten. Struikelen, soms vallen, maar altijd weer opstaan en iets nieuws proberen. Continu beter, elke keer weer.

Inspirerend om te horen, en mooi om het in de praktijk, in hun praktijk, te zien. Het geeft mij weer extra bevestiging dat ik inderdaad op het juiste pad ben, en dat ook bij mij niet allemaal in één keer perfect hoeft te zijn. Gelukkig ;-)

Vertrouwen… of toch controleren?

Laatst was ik op een superleuk event over Lean en daar werd ik herinnerd aan iets wat ik al eerder gehoord had maar was vergeten.

Dat Lean uitgaat van vertrouwen, vertrouwen in de medewerkers, vertrouwen in de relatie en vertrouwen dat iedereen zijn uiterste best doet om het doel te bereiken.

Dit klinkt heel gemakkelijk om te doen, uitgaan van vertrouwen, maar dat is niet altijd zo gemakkelijk. Of we zijn inmiddels zo gewend om te werken vanuit wantrouwen dat uitgaan van vertrouwen een hele grote stap is.

Het zou ook best wel een hoop verspilling schelen als we zouden uitgaan van vertrouwen. Denk je maar eens in: je hoeft niet meer te controleren, je hoeft geen formulieren meer in te vullen om je in te dekken als er iets misgaat, je hoeft geen dingen dubbel te doen, je hoeft geen extra instructies te geven omdat het misschien misgaat. Want je vertrouwt erop dat de ander net zo goed zijn best doet en zorgt dat het voor elkaar komt.

Ik betrap mijzelf erop dat ik altijd start vanuit een soort naïviteit dat iedereen heel hard werkt en zijn best doet. En dan stoot ik natuurlijk weleens mijn neus, dan moet ik wel twee keer een mailtje versturen met een verzoek, of dan bouw ik toch extra tijd in om te controleren of het wel goed gegaan is. Best jammer eigenlijk.

Een voorbeeld: Ik reserveer een vergaderzaal en deze blijkt bezet te zijn op moment dat ik erin wil. Dan denk ik dat dit een foutje is en controleer allereerst of ik het zelf niet goed gedaan heb (1^e keer verspilling want extra werk) en dan kijk ik of het misschien in de digitale agenda niet goed gegaan is (2^e keer verspilling want nog meer extra werk). In het slechtste geval moet ik ter plekke op zoek naar een vergaderruimte, wat de 3^e keer verspilling met zich meebrengt. De volgende keer gebeurt me dat niet en ga ik van tevoren al checks inbouwen omdat ik niet ter plekke een ruimte wil zoeken. En die checks blijven tot in lengte van dagen bestaan omdat ik er niet op kan vertrouwen dat ik die ruimte tot mijn beschikking heb. Zo gaat het helaas vaak en ongemerkt zit onze hele dag vol met dit soort checks die vanuit het verleden ontstaan zijn. Zonder dat we soms nog weten waarom we dit doen.

Toch wil ik dit basisprincipe van vertrouwen niet kwijtraken eigenlijk en wil ik niet vanuit wantrouwen werken. Ik ben er namelijk van overtuigd dat wanneer je zelf het goede voorbeeld geeft hierin dat anderen dit voorbeeld gaan volgen.

Herken je je in bovenstaand voorbeeld? Weet je zelf waarom je bepaalde checks doet?

En kun je ze er ook weer uithalen door uit te proberen of deze routines wel echt nodig zijn?

Ik ga mijn eigen werk de komende week weer eens onder de loep nemen op dit soort dingen en ben benieuwd wat ik nog meer tegenkom.