Continu verbeteren en de zeven verspillingen

Een paar blogs geleden schreef ik over hoe belangrijk het is om in verbinding te zijn met iemand voordat we met verandering aan de slag kunnen.

Afgelopen week heb ik opnieuw hetzelfde ervaren. Alles draait om aandacht en liefde voor mensen. Heb je oprechte interesse en stel je oprechte vragen, dan groeien mensen. En hoe belangrijk is dat!

Vanaf 2014 ben ik bezig met Lean, heb ik zelf training gehad en ben ik aan de slag gegaan met het maken van een programma voor een afdeling. Heb ik trainingsessies zelf gegeven, mensen kennis laten maken met kaizen, zelf kaizens gemaakt. Waardestroomanalyses gemaakt en lesgegeven over deze analyses. Kortom ik denk dat ik best veel weet van Lean. Echter deze week werd dit alles weer helemaal overhoop gegooid, eigenlijk door 1 vraag: “Ken je de zeven verspillingen?”.

Eeh ja ik kan ze wel opnoemen: overproductie, voorraad, beweging, transport, wachten, defect en overbewerking. Ik kan er ook nog bij bedenken wat dit dan kan zijn: als ik moet wachten in een wachtkamer is dat verspilling, als ik niet de goede behandeling krijg dan is dat een defect, als ik op drie ziektes getest wordt terwijl twee voldoende zijn is dat overbewerking, als ik niet op locatie A moet zijn maar op locatie B voor een röntgenfoto dan is dat beweging en dus ook verspilling. Maar herken je ze ook altijd? Of zijn we soms zo blind geworden voor ons eigen werk, ons eigen systeem (organisatie) waar we in werken?

Als je namelijk ziet wat de verspillingen zijn en je hebt er last van, dan ga je er vanzelf iets aan doen.

Voorbeeld: als ik altijd mijn printjes op A3-formaat krijg, terwijl ik ze op A4 wil en dat irriteert me genoeg: dan ga ik er iets aan doen.

En als ik dan weet hoe ik er iets aan moet doen, kan ik ook anderen helpen om iets aan hun eigen verspillingen te doen. Oftewel ik neem dan de ander mee in mijn eigen en zijn ontwikkeling. Het is namelijk niet de bedoeling dat ik de ander zijn verspillingen zie en voel, maar dat diegene ze zelf ziet en voelt en er heel graag iets aan wil doen.

Wat ik leerde van deze ene vraag is hoe belangrijk het voor een (lean)coach is om de juiste vragen stellen! En niet alleen de juiste: maar vragen vanuit oprechte interesse. Zo dus ook vanuit de gedachte aan die verspillingen: waar heb je het meeste last van, wat moet je vaak herstellen, hoe vaak moet je wachten op iemand anders, hoe vaak moet je iets doen waar je het nut niet van inziet? Dat zijn naar mijn idee vragen die iedereen voor zichzelf kan beantwoorden en van waaruit je een goede start kunt maken met continu verbeteren. Hoeveel leuker word je werk als je geen dingen meer dubbel hoeft te doen, niet steeds terug moet naar iemand om een aanvullende vraag te stellen, niet meer 150 e-mails per dag krijgt?

Van deze ene vraag, die mij hoe dan ook verwarde, ben ik ook weer een beetje gegroeid.

De komende periode ga ik zelf minder hard mijn best doen om iemand te overtuigen van hoe goed Lean voor je is en hoe erg de methodiek je gaat helpen. Ik ga wel meer vragen stellen, over verspillingen, uitgaande van mijn oprechte interesse in iemand.

Wat is jouw ervaring met de zeven verspillingen?

Veranderen in verbinding

Als je 'lean' wilt gaan werken, dus met focus op je klant en zorgt dat je continu verbetert, dat betekent dat er iets moet veranderen. De mensen gaan anders werken en de leidinggevenden gaan anders aansturen waardoor je zoveel mogelijk hierin continu kunt verbeteren. Continu verbeteren doe je niet zomaar, dat vraagt iets anders van jou en je leidinggevende.

In mijn dagelijkse werk begeleid ik trajecten waarin we proberen problemen structureel op te lossen. Het doel is altijd dat we de mensen zodanig begeleiden dat ze het daarna zelf kunnen en ook gaan doen. In theorie klinkt dit heel mooi en mensen zijn altijd enthousiast om het daarna zelf te gaan doen. Echter in de praktijk zie ik dat de 'waan van de dag' overheerst en we toch niet in staat zijn om nieuwe/andere dingen te gaan doen.

Een van de dingen die ik de afgelopen week heb geleerd is dat verandering alleen maar tot stand komt als je in verbinding bent. Dat betekent dat je aandacht hebt voor de ander en zijn werkzaamheden maar ook begrijpt waar de ander dagelijks mee worstelt. Alleen als je dat weet dan kun je samen kijken naar de kleine stappen die je anders wil doen.
Dat klinkt heel logisch: iemand die aandacht voor jou heeft als persoon, daar deel je makkelijker iets mee dan met iemand die bijvoorbeeld alleen maar naar het resultaat van je werk kijkt. In verbinding kom je gemakkelijker met elkaar in gesprek en je kunt dan bijvoorbeeld ook goed feedback ontvangen. Omdat je weet dat de ander oprecht in jou geïnteresseerd is.

Eerder was ik erg gericht op de tools en de methodieken die je gebruikt bij 'lean' werken, en ik wist wel dat er ook een gedrags/cultuurverandering bij hoort maar was nog niet in staat om hier handen en voeten aan te geven. Met de wetenschap dat het draait om in verbinding zijn met de ander, krijg ik weer nieuwe handvatten om mijn werk een beetje beter te kunnen doen. Eigenlijk snap ik ook nu pas hoe ik bijvoorbeeld coachingsvaardigheden hierin heel goed kan gebruiken. Mooi inzicht!

Wat heb ik me voorgenomen om uit te proberen de komende weken? Om echt aandacht te hebben voor de mensen waarmee ik werk. Om ze te vragen waar ze mee worstelen, of waar ze energie van krijgen? Ik heb me voorgenomen om mijn agenda ruimer in te delen, dus geen half uurs afspraken meer maar echt tijd voor iemand te nemen (dat lukt vast niet altijd, maar de intentie is er ;)).
Ik ga me proberen meer te richten op de mens en minder op de tools en de technieken. Mijn voornemen is om hier over een paar weken een nieuwe blog over te schrijven met wat dit mij oplevert en wat het effect is.

Heb jij hier ervaring mee? Ik ben geïnteresseerd in je verhaal!