Ik ben leancoach en begeleid mensen hoe we 'continu verbeteren' in ons DNA kunnen krijgen: als een normaal onderdeel van je werk.
Afgelopen weken ben ik met verschillende teams bezig geweest met verbetering, met kaizen.
Kaizen is een methode om een probleem aan te pakken en bestaat uit zes stappen:
1. Formuleer het probleem
2. Definieer/kwantificeer de verspillingen
3. Wat zijn de oorzaken van het probleem
4. Wat zijn mogelijke oplossingen (let op: gerelateerd aan de oorzaken)
5. Maak een plan (wat ga je experimenteren/uitproberen)
6. Check of het werkt en zorg voor borging
Ik probeer alle partijen aan tafel te krijgen die met dit probleem te maken hebben en dan gaan we aan de slag.
De deelnemers zijn in eerste instantie zeer gemotiveerd om hieraan mee te werken. Want er komt een platform voor hun probleem, en het is fijn om daar even goed de tijd voor te nemen. De irritaties van iedereen komen dan op tafel. We brainstormen met elkaar over de oorzaken van het probleem en zoeken oplossingen bij die oorzaken.
Op een bepaald moment is er dan genoeg bedacht en gaan we aan de slag met een pilot of een experiment. Om uit te proberen of een bedachte oplossing ook echt werkt in de praktijk. Je wilt dit graag op kleine schaal doen zodat niet meteen alles overhoop gehaald hoeft te worden en je snel resultaat ziet.
Tot hier is iedereen nog enthousiast en welwillend om mee te werken. Tenslotte hebben ze zelf het experiment bedacht. Maar als er dan bij het experiment niet meteen alles in één keer perfect is, beginnen sommigen terug te krabbelen. Door de bedachte oplossing wordt weliswaar een gedeelte van het probleem opgelost, maar de nieuwe methode levert ook nieuwe uitdagingen. En dan willen ze eigenlijk weer terug naar de situatie zoals hij was. En hiermee wordt het experiment beëindigd.
Er ontstaat weerstand. Mensen willen niet door met het experiment. Het kost tijd, het gewone werk gaat ook gewoon door en als we het gewoon laten zoals het was dan weten we ten minste wat we kunnen verwachten. Dat is bekend, vertrouwd. Maar ja: die dagelijkse ergernis is dan niet opgelost!
Dit proces heb ik nu een paar keer van dichtbij gezien en het verbaast me, misschien moet ik hier zelf eens een kaizen op maken. Zonder de mensen/teams hierin te veroordelen, want ik zie heel goed dat ze zelf ook met dit dilemma worstelen.
Hoe komt het dat we niet gemotiveerd genoeg blijven om iets langer door te experimenteren? Wat maakt dat we zo snel weer terugstappen in 'de dingen doen zoals we die al jaren doen'? Is de ergernis misschien niet groot of urgent genoeg? Is de werkdruk zo hoog dat er eigenlijk geen tijd is om een probleem structureel aan te pakken? Is het onbekende van het experiment zo onwennig dat we het niet lang aan kunnen?
Ik zou graag zelf meer inzicht krijgen welke oorzaken hier aan ten grondslag kunnen liggen. Hoe ik hier als coach/adviseur hulp in zou kunnen bieden. Of welke omstandigheden er nodig zijn waardoor mensen wel langer door willen/kunnen experimenteren.
Hebben jullie ideeën, of ervaringen die me een stukje in de goede richting zouden kunnen helpen?
Geen opmerkingen:
Een reactie posten