Lean omgedacht...

Lean is geen doel op zich! Lean moet zich als een olievlek vanuit de werkvloer verspreiden. Lean is pull, geen push.

Dat zijn zo wat uitspraken die ik de afgelopen jaren gehoord heb en een aantal ervan roep ik zelf ook vaak. Maar wat als de werkelijkheid anders is? Zomaar even wat omdenken op bovenstaande stellingen.

Lean is geen doel op zich: waarmee we bedoelen dat je bijvoorbeeld niet als doel kunt hebben: we moeten als afdeling minimaal 10 kaizens per week doen. In de meest ideale situatie is lean namelijk een middel waarmee je je bedrijfs/afdelingsdoelen kunt halen. En is het niet per se de bedoeling om 10 kaizens te maken. Maar het vertalen van je doelen blijkt in de praktijk nog best lastig te zijn.
Dus omgedacht: wat als je lean wel een doel op zich maakt? Hoe erg is het als je begint met: elke week 1 kaizen voor afdeling X? Door de routine en ervaring die men erin krijgt kon dat best nog wel eens goed uitpakken.

Lean moet zich als een olievlek vanuit de werkvloer verspreiden: waarmee we bedoelen dat het mooi zou zijn als alle vraag vanuit de werkvloer komt. Als successen behaald met lean op afdeling X worden gedeeld met elkaar en men op afdeling Y ook graag wil werken volgens deze systematiek. Ook dit blijkt in de praktijk niet altijd zo te werken, of zo snel te gaan als je zou willen.
Dus omgedacht: wat als je kiest voor lean vanuit de top van een organisatie? Zou je dan niet een goed voorbeeld zijn voor de medewerkers op de werkvloer? Zou je dan niet veel eerder de vraag krijgen en de medewerking vanuit de werkvloer? Want: jij doet het ook.

Lean is pull, geen push: waarmee wordt bedoeld dat je lean niet op kunt leggen aan mensen/teams. Het betekent dat net als hierboven: de vraag moet vanuit de mensen zelf komen en niet opgelegd door bijv. bestuurders/managers. Maar hoeveel ruimte is er dan voor afdelingen/managers etc. om niet mee te doen? We weten allemaal dat lean juist helpt in ketendenken, samenwerken en gezamenlijk gefocust zijn op 1 doel. Maar wat als iemand dan besluit om niet mee te doen?
Omgedacht op deze stelling: wat zou er gebeuren als je lean toch push uitrolt? Misschien helpt het juist wel de knelpunten die al jaren bestaan nu eindelijk eens op te lossen. Omdat er geen keuze is, omdat het push is en iedereen meedoet.

Los van het feit of ik het eens/oneens ben met bovenstaande stellingen, vond ik het weleens leuk om uit te proberen hoe het zou zijn als het anders zou zijn. Het heeft mij in elk geval wel weer getriggerd om niet vast te blijven zitten in overtuigingen en te onderzoeken of andersom ook zou kunnen gelden.

Probeer het ook eens! Wat zijn jullie omdenk-gedachtes bij bovenstaande stellingen?

Eenvoudig communiceren is niet makkelijk

Ik ben nu vier weken onderweg in een verbetertraject met een nieuwe afdeling en ik merk dat ik meer moeite heb met uitleggen dan in eerdere trajecten.

Wat is er anders waardoor ik nu meer moeite heb?
De afdeling die ik dit keer begeleid is de schoonmaak. Veel medewerkers zijn van buitenlandse afkomst en spreken beperkt of gebrekkig Nederlands.
Ik vermoed dat één van de oorzaken van mijn probleem is dat ik de "verkeerde woorden" gebruik:

• Te moeilijk: ingewikkelde, complexe en abstracte woorden zouden wel eens te moeilijk kunnen zijn, waardoor de medewerkers me simpelweg niet snappen. Uiteraard probeer ik mijn taalgebruik zo eenvoudig mogelijk te houden, maar volgens mij kan dat nog wel beter.
• Te veel: het is me opgevallen dat ik moet opletten om niet te veel woorden te gebruiken in een uitleg, omdat ik dan mensen zie afhaken. Ik vermoed dat het bijwonen van de sessies al best uitdagend is voor de medewerkers, en dat dit het alleen maar extra lastig maakt.

Bovenop eenvoudigere woordkeuze heb ik ook behoefte aan eenvoudigere voorbeelden. Goede voorbeelden helpen bij het verduidelijken van de theorie. Maar ik merk dat deze medewerkers zich niet altijd kunnen verplaatsen in mijn voorbeelden. Ze roepen dan juist meer verwarring op...

Ik heb gemerkt dat er ook nog verschil is tussen de thema's die aan bod komen. Bij elk thema is de uitdaging nét anders:

Stem van de klant

Het geweldige aan deze groep medewekers is dat ze buitengewoon betrokken zijn bij hun klant. Dáár doen ze het voor! Ze zijn dan ook gedreven zich in te zetten voor wat de klant wil. De uitdaging hier is hoe ze de klantvraag helder kunnen krijgen? 

Proces efficiency

Hier heb ik de minste moeite  mee, en hebben de medewerkers zelf ook de beste inzichten. Voorbeelden komen gemakkelijk en we maken snel vorderingen. Standaardisatie is eenvoudig uit te leggen aan de hand van bijvoorbeeld verschillende soorten prullenbakken. Veel verschillende soorten maakt het werk lastiger, dus zou het helpen om minder verschillende soorten te hebben. Hetzelfde geldt voor schoonmaak materialen: als alle schoonmaak karren dezelfde materialen bevatten, maakt dat het werk voor iedereen makkelijker. 

Houding en gedrag

Dit onderdeel vind ik het meest moeilijk. Hoe leg je op eenvoudige wijze uit wat een constructieve werk-cultuur is? Één van continu verbeteren? En waarom die zo belangrijk is? Welke voorbeelden zijn er te bedenken die zouden kunnen aanspreken bij deze doelgroep? 

Deze schoonmaak medewerkers hebben mijn hart gestolen met hun oprechtheid, puurheid en passie, en dat maakt dat ik extra gedreven ben om ze zo goed mogelijk te helpen: wie kan me helpen aan eenvoudiger woorden en voorbeelden?

Veranderen in verbinding

Als je 'lean' wilt gaan werken, dus met focus op je klant en zorgt dat je continu verbetert, dat betekent dat er iets moet veranderen. De mensen gaan anders werken en de leidinggevenden gaan anders aansturen waardoor je zoveel mogelijk hierin continu kunt verbeteren. Continu verbeteren doe je niet zomaar, dat vraagt iets anders van jou en je leidinggevende.

In mijn dagelijkse werk begeleid ik trajecten waarin we proberen problemen structureel op te lossen. Het doel is altijd dat we de mensen zodanig begeleiden dat ze het daarna zelf kunnen en ook gaan doen. In theorie klinkt dit heel mooi en mensen zijn altijd enthousiast om het daarna zelf te gaan doen. Echter in de praktijk zie ik dat de 'waan van de dag' overheerst en we toch niet in staat zijn om nieuwe/andere dingen te gaan doen.

Een van de dingen die ik de afgelopen week heb geleerd is dat verandering alleen maar tot stand komt als je in verbinding bent. Dat betekent dat je aandacht hebt voor de ander en zijn werkzaamheden maar ook begrijpt waar de ander dagelijks mee worstelt. Alleen als je dat weet dan kun je samen kijken naar de kleine stappen die je anders wil doen.
Dat klinkt heel logisch: iemand die aandacht voor jou heeft als persoon, daar deel je makkelijker iets mee dan met iemand die bijvoorbeeld alleen maar naar het resultaat van je werk kijkt. In verbinding kom je gemakkelijker met elkaar in gesprek en je kunt dan bijvoorbeeld ook goed feedback ontvangen. Omdat je weet dat de ander oprecht in jou geïnteresseerd is.

Eerder was ik erg gericht op de tools en de methodieken die je gebruikt bij 'lean' werken, en ik wist wel dat er ook een gedrags/cultuurverandering bij hoort maar was nog niet in staat om hier handen en voeten aan te geven. Met de wetenschap dat het draait om in verbinding zijn met de ander, krijg ik weer nieuwe handvatten om mijn werk een beetje beter te kunnen doen. Eigenlijk snap ik ook nu pas hoe ik bijvoorbeeld coachingsvaardigheden hierin heel goed kan gebruiken. Mooi inzicht!

Wat heb ik me voorgenomen om uit te proberen de komende weken? Om echt aandacht te hebben voor de mensen waarmee ik werk. Om ze te vragen waar ze mee worstelen, of waar ze energie van krijgen? Ik heb me voorgenomen om mijn agenda ruimer in te delen, dus geen half uurs afspraken meer maar echt tijd voor iemand te nemen (dat lukt vast niet altijd, maar de intentie is er ;)).
Ik ga me proberen meer te richten op de mens en minder op de tools en de technieken. Mijn voornemen is om hier over een paar weken een nieuwe blog over te schrijven met wat dit mij oplevert en wat het effect is.

Heb jij hier ervaring mee? Ik ben geïnteresseerd in je verhaal!

Meten is de motor

In kleine stapjes verbeteren is leuk, maar na de eerste opleving is het meestal lastig om je progressie te zien. Als je dan geen manier hebt om te meten of je nog op de goede weg bent, wordt het al snel lastig om op dat nieuwe pad te blijven. Ik ben mijn eigen beste voorbeeld, altijd geïnteresseerd in nieuwe trainings methodes om mijn sport-niveau, in mijn geval bij rotsklimmen, te verhogen. Maar om dat nieuwe schema ook echt voor langere tijd vol te houden valt me meestal zwaar.

Ik zie steeds meer bewijzen dat regelmatige metingen de sleutel zijn om die progressie zichtbaar te hebben en te houden. En dat ze de sleutel zijn om meer en langer de benodigde discipline te kunnen opbrengen om ervoor te blijven gaan.

Het objectief kunnen meten van je -kleine- succesjes helpt om gefocussed te blijven. Je ziet dat je nieuwe methode werkt, dus is het makkelijker om het nog wat langer op die manier vol te houden.

Daarnaast zal je minder snel deze methode voortijdig overboord gooien en naar alternatieve methodes grijpen zolang je ziet dat wat je doet effect heeft.

Ik ben in de afgelopen jaren meerdere keren gestart met een trainingsschema specifiek voor het versterken van de kracht in mijn handen. Maar pas toen ik de resultaten per training bij ging houden, werd objectief zichtbaar dat ik elke training echt een klein beetje sterker werd! Dát motiveerde, en ik heb het trainingsschema veel langer volgehouden dan de keren ervoor zonder metingen.

Zichtbaar resultaat helpt ook om positief te blijven. Vaak kost het wennen aan een nieuwe methode meer energie dan teruggaan naar werken op de oude manier. Ook hier geldt dat jij en je team veel lekkerder in de wedstrijd zullen zitten als je ziet dat de nieuwe methode meer succes heeft dan de oude.

Tot slot is er altijd wel een reden of een argument om je te laten meeslepen in de waan van de dag. Die zieke collega, die dreigende deadline of gewoon die slechte nacht... Iedereen heeft wel eens een baal-dag. Juist op dat soort momenten wil je niet blind vertrouwen op je gevoel, maar steun vinden in je eigen objectieve metingen. Die kunnen je er doorheen slepen, en je ook in moeilijkere momenten op het juiste pad houden.

Voor het komende klim-seizoen ga ik ervoor: schema, metingen, en zelfs een coach. Aan de randvoorwaarden ligt het nu zeker niet meer, het is alleen nog een kwestie van de schouders eronder!

Hoe werkt motivatie?

In mijn werk als lean-coach kom ik vaak tegen dat mensen tegen mij zeggen: als iedereen zich gewoon aan de afspraken houdt, dan is er geen probleem.

Je herkent het ongetwijfeld: een keuken waar nog vuile vaat boven een lege vaatwasser, een flex-werkplek waar gebruikte koffiebekers bij staan, een vergadering die altijd 10 minuten later begint … en zo kan ik nog wel even doorgaan.

Hoe komt het nu dat niet iedereen zich aan deze gezamenlijk gemaakte afspraken houdt? Natuurlijk is het in bepaalde situaties zo dat iemand er niet van op de hoogte was, of dat iemand weggeroepen werd en even een keer geen tijd had om iets op te ruimen. Maar zelfs als iedereen ervan op de hoogte en akkoord is, worden deze afspraken niet altijd nageleefd. Dat levert veel frustratie op, zeker bij degenen die de afspraken wel nakomen.

Ik ben nieuwsgierig naar hoe het werkt met motivatie van mensen. Waarom zijn sommige mensen wel gemotiveerd zich aan afspraken te houden en anderen niet?

Vanuit mijn studie weet ik dat er een verschil bestaat tussen intrinsieke en extrinsieke motivatie.

Wikipedia zegt: extrinsieke motivatie is de motivatie die ontstaat vanuit een externe bron, bijvoorbeeld het vooruitzicht op een beloning of een straf bij een bepaalde handeling. Bij intrinsieke motivatie komt de motivatie vanuit de persoon zelf. Deze handelt niet om een externe beloning te bemachtigen of een straf te ontkomen, maar vanwege de intrinsieke waarde van de activiteit op het moment zelf of voor het behalen van een doel in de toekomst.

In geval van de afspraken hierboven genoemd werkt een externe beloning naar mijn idee niet, of niet heel lang en je kunt toch moeilijk volwassen mensen een sticker geven als ze de vaatwasser hebben ingeruimd???

Dus zou je willen dat men intrinsiek gemotiveerd is om zich aan de afspraken te houden.

Ik lees dat intrinsieke motivatie bevorderd wordt door drie dingen:

1. Je bent nieuwsgierig, je vindt de taak interessant;

2. Je mag zelf beslissen of je er aan gaat werken: het wordt je niet opgelegd;

3. Je hebt het gevoel de taak ook echt aan te kunnen.

Ik kan me voorstellen dat in geval van de afspraken over huishoudelijke klusjes op het werk in elk geval punt 1 ontbreekt. Het is natuurlijk niet heel interessant om vuile bekers op te ruimen of een vaatwasser in te ruimen. Punt 2 is eigenlijk ook niet aanwezig want er is een afspraak gemaakt dat iedereen het doet: je mag er dus niet zelf over beslissen. Het laatste punt zal wel lukken: ik neem tenminste aan dat iedereen een vaatwasser kan inruimen.

Echter wat als het gaat om een vergadering die standaard 10 min later begint? Ben je nieuwsgierig/vind je de vergadering interessant: dan zul je wel op tijd komen. Mag je zelf beslissen of je naar de vergadering komt, of is het een moetje? Het zou ook nog kunnen dat er dingen in de vergadering besproken worden waarvan jij denkt dat je die niet aankunt?

Het is dus goed om door te vragen op deze drie punten waarom mensen zich dan niet aan de afspraken houden. Ik heb weer iets geleerd en ga proberen op deze drie punten door te vragen als iemand weer eens tegen me zegt: ‘als iedereen zich gewoon aan de afspraken houdt, is er geen probleem’.

Wat weten jullie van intrinsieke motivatie en heb je tips om dit te bereiken/te beïnvloeden?

Hoe behaal ik mijn doel?

Afgelopen weken zie ik verschillende mensen worstelen met hun doelen. Niet verwonderlijk want 2017 is krap vier weken oud en veel mensen zijn bezig met hoe gaan we doen wat we hebben bedacht voor dit jaar.

Eigenlijk is dat vergelijkbaar met ‘goede voornemens’. Ik zag op verschillende social media een plaatje voorbijkomen waarin doelen van 2016 werden weggestreept en aangepast naar doelen voor 2017. Waarbij de doelen over het algemeen naar beneden werden bijgesteld omdat we constateren dat de doelen van 2016 eigenlijk niet gehaald zijn.

Ik vind dat een interessant vraagstuk: hoe behaal je nu je doelen? Zelf had ik ook wat goede voornemens voor 2017 en ik dacht ook bij mezelf: hoe ga ik deze nu halen? Hoe hou ik ze in beeld, monitor ik ze en zorg ik dat ik hier voortgang op boek?

Gezien de workshop ‘Visueel Communiceren’ die ik onlangs gevolgd heb, begon ik met het geheel in een tekening te zetten. Als ik dat dagelijks zie, dan word ik eraan herinnerd en blijf ik vanzelf gefocust.

Echter mijn gevoel zegt dat dit niet genoeg is: tenslotte als je ergens elke dag voorbij loopt zie je het op een gegeven moment niet meer. Ik moet ook mijn gedrag op bepaalde dingen aanpassen anders verandert er niks. Als ik bijvoorbeeld meer tijd wil voor mezelf, dan moet ik die tijd ergens wel nemen. Ik las in het kader hiervan twee interessante dingen die ik wel wil proberen, namelijk:

•       je moet je routines veranderen om je doel te bereiken
•       nieuw gedrag moet 66 dagen inslijten anders val je terug in je oude gedrag

Tijd voor een experiment: ik heb een nieuwe ochtendroutine bedacht met als doel meer tijd voor mezelf en tijd om de krant te lezen. Dit ga ik minimaal 66 dagen volhouden en kijken wat het resultaat is. 

Ook in de werksituatie loopt een nieuw experiment: we hebben met ons team een Obeya ingericht. Dat is een ruimte (letterlijk: grote kamer) waarin alle processen, projecten, doelen en visie visueel zijn weergegeven. In ons geval hangen er nu dus in een centrale ruimte grote vellen papier aan de muur. We hebben er een nieuwe bespreekcyclus bij, en komende tijd gaan we al doende uitvinden wat het ons oplevert. Overigens blijkt dat visueel maken nog lastig genoeg, maar het begin is er. Een mooie start van een nieuw jaar “Proberen en Leren!”

Heb je nog tips om ons op weg te helpen naar een goeie Obeya?