Continu verbeteren en de zeven verspillingen

Een paar blogs geleden schreef ik over hoe belangrijk het is om in verbinding te zijn met iemand voordat we met verandering aan de slag kunnen.

Afgelopen week heb ik opnieuw hetzelfde ervaren. Alles draait om aandacht en liefde voor mensen. Heb je oprechte interesse en stel je oprechte vragen, dan groeien mensen. En hoe belangrijk is dat!

Vanaf 2014 ben ik bezig met Lean, heb ik zelf training gehad en ben ik aan de slag gegaan met het maken van een programma voor een afdeling. Heb ik trainingsessies zelf gegeven, mensen kennis laten maken met kaizen, zelf kaizens gemaakt. Waardestroomanalyses gemaakt en lesgegeven over deze analyses. Kortom ik denk dat ik best veel weet van Lean. Echter deze week werd dit alles weer helemaal overhoop gegooid, eigenlijk door 1 vraag: “Ken je de zeven verspillingen?”.

Eeh ja ik kan ze wel opnoemen: overproductie, voorraad, beweging, transport, wachten, defect en overbewerking. Ik kan er ook nog bij bedenken wat dit dan kan zijn: als ik moet wachten in een wachtkamer is dat verspilling, als ik niet de goede behandeling krijg dan is dat een defect, als ik op drie ziektes getest wordt terwijl twee voldoende zijn is dat overbewerking, als ik niet op locatie A moet zijn maar op locatie B voor een röntgenfoto dan is dat beweging en dus ook verspilling. Maar herken je ze ook altijd? Of zijn we soms zo blind geworden voor ons eigen werk, ons eigen systeem (organisatie) waar we in werken?

Als je namelijk ziet wat de verspillingen zijn en je hebt er last van, dan ga je er vanzelf iets aan doen.

Voorbeeld: als ik altijd mijn printjes op A3-formaat krijg, terwijl ik ze op A4 wil en dat irriteert me genoeg: dan ga ik er iets aan doen.

En als ik dan weet hoe ik er iets aan moet doen, kan ik ook anderen helpen om iets aan hun eigen verspillingen te doen. Oftewel ik neem dan de ander mee in mijn eigen en zijn ontwikkeling. Het is namelijk niet de bedoeling dat ik de ander zijn verspillingen zie en voel, maar dat diegene ze zelf ziet en voelt en er heel graag iets aan wil doen.

Wat ik leerde van deze ene vraag is hoe belangrijk het voor een (lean)coach is om de juiste vragen stellen! En niet alleen de juiste: maar vragen vanuit oprechte interesse. Zo dus ook vanuit de gedachte aan die verspillingen: waar heb je het meeste last van, wat moet je vaak herstellen, hoe vaak moet je wachten op iemand anders, hoe vaak moet je iets doen waar je het nut niet van inziet? Dat zijn naar mijn idee vragen die iedereen voor zichzelf kan beantwoorden en van waaruit je een goede start kunt maken met continu verbeteren. Hoeveel leuker word je werk als je geen dingen meer dubbel hoeft te doen, niet steeds terug moet naar iemand om een aanvullende vraag te stellen, niet meer 150 e-mails per dag krijgt?

Van deze ene vraag, die mij hoe dan ook verwarde, ben ik ook weer een beetje gegroeid.

De komende periode ga ik zelf minder hard mijn best doen om iemand te overtuigen van hoe goed Lean voor je is en hoe erg de methodiek je gaat helpen. Ik ga wel meer vragen stellen, over verspillingen, uitgaande van mijn oprechte interesse in iemand.

Wat is jouw ervaring met de zeven verspillingen?

Lean omgedacht...

Lean is geen doel op zich! Lean moet zich als een olievlek vanuit de werkvloer verspreiden. Lean is pull, geen push.

Dat zijn zo wat uitspraken die ik de afgelopen jaren gehoord heb en een aantal ervan roep ik zelf ook vaak. Maar wat als de werkelijkheid anders is? Zomaar even wat omdenken op bovenstaande stellingen.

Lean is geen doel op zich: waarmee we bedoelen dat je bijvoorbeeld niet als doel kunt hebben: we moeten als afdeling minimaal 10 kaizens per week doen. In de meest ideale situatie is lean namelijk een middel waarmee je je bedrijfs/afdelingsdoelen kunt halen. En is het niet per se de bedoeling om 10 kaizens te maken. Maar het vertalen van je doelen blijkt in de praktijk nog best lastig te zijn.
Dus omgedacht: wat als je lean wel een doel op zich maakt? Hoe erg is het als je begint met: elke week 1 kaizen voor afdeling X? Door de routine en ervaring die men erin krijgt kon dat best nog wel eens goed uitpakken.

Lean moet zich als een olievlek vanuit de werkvloer verspreiden: waarmee we bedoelen dat het mooi zou zijn als alle vraag vanuit de werkvloer komt. Als successen behaald met lean op afdeling X worden gedeeld met elkaar en men op afdeling Y ook graag wil werken volgens deze systematiek. Ook dit blijkt in de praktijk niet altijd zo te werken, of zo snel te gaan als je zou willen.
Dus omgedacht: wat als je kiest voor lean vanuit de top van een organisatie? Zou je dan niet een goed voorbeeld zijn voor de medewerkers op de werkvloer? Zou je dan niet veel eerder de vraag krijgen en de medewerking vanuit de werkvloer? Want: jij doet het ook.

Lean is pull, geen push: waarmee wordt bedoeld dat je lean niet op kunt leggen aan mensen/teams. Het betekent dat net als hierboven: de vraag moet vanuit de mensen zelf komen en niet opgelegd door bijv. bestuurders/managers. Maar hoeveel ruimte is er dan voor afdelingen/managers etc. om niet mee te doen? We weten allemaal dat lean juist helpt in ketendenken, samenwerken en gezamenlijk gefocust zijn op 1 doel. Maar wat als iemand dan besluit om niet mee te doen?
Omgedacht op deze stelling: wat zou er gebeuren als je lean toch push uitrolt? Misschien helpt het juist wel de knelpunten die al jaren bestaan nu eindelijk eens op te lossen. Omdat er geen keuze is, omdat het push is en iedereen meedoet.

Los van het feit of ik het eens/oneens ben met bovenstaande stellingen, vond ik het weleens leuk om uit te proberen hoe het zou zijn als het anders zou zijn. Het heeft mij in elk geval wel weer getriggerd om niet vast te blijven zitten in overtuigingen en te onderzoeken of andersom ook zou kunnen gelden.

Probeer het ook eens! Wat zijn jullie omdenk-gedachtes bij bovenstaande stellingen?

Eenvoudig communiceren is niet makkelijk

Ik ben nu vier weken onderweg in een verbetertraject met een nieuwe afdeling en ik merk dat ik meer moeite heb met uitleggen dan in eerdere trajecten.

Wat is er anders waardoor ik nu meer moeite heb?
De afdeling die ik dit keer begeleid is de schoonmaak. Veel medewerkers zijn van buitenlandse afkomst en spreken beperkt of gebrekkig Nederlands.
Ik vermoed dat één van de oorzaken van mijn probleem is dat ik de "verkeerde woorden" gebruik:

• Te moeilijk: ingewikkelde, complexe en abstracte woorden zouden wel eens te moeilijk kunnen zijn, waardoor de medewerkers me simpelweg niet snappen. Uiteraard probeer ik mijn taalgebruik zo eenvoudig mogelijk te houden, maar volgens mij kan dat nog wel beter.
• Te veel: het is me opgevallen dat ik moet opletten om niet te veel woorden te gebruiken in een uitleg, omdat ik dan mensen zie afhaken. Ik vermoed dat het bijwonen van de sessies al best uitdagend is voor de medewerkers, en dat dit het alleen maar extra lastig maakt.

Bovenop eenvoudigere woordkeuze heb ik ook behoefte aan eenvoudigere voorbeelden. Goede voorbeelden helpen bij het verduidelijken van de theorie. Maar ik merk dat deze medewerkers zich niet altijd kunnen verplaatsen in mijn voorbeelden. Ze roepen dan juist meer verwarring op...

Ik heb gemerkt dat er ook nog verschil is tussen de thema's die aan bod komen. Bij elk thema is de uitdaging nét anders:

Stem van de klant

Het geweldige aan deze groep medewekers is dat ze buitengewoon betrokken zijn bij hun klant. Dáár doen ze het voor! Ze zijn dan ook gedreven zich in te zetten voor wat de klant wil. De uitdaging hier is hoe ze de klantvraag helder kunnen krijgen? 

Proces efficiency

Hier heb ik de minste moeite  mee, en hebben de medewerkers zelf ook de beste inzichten. Voorbeelden komen gemakkelijk en we maken snel vorderingen. Standaardisatie is eenvoudig uit te leggen aan de hand van bijvoorbeeld verschillende soorten prullenbakken. Veel verschillende soorten maakt het werk lastiger, dus zou het helpen om minder verschillende soorten te hebben. Hetzelfde geldt voor schoonmaak materialen: als alle schoonmaak karren dezelfde materialen bevatten, maakt dat het werk voor iedereen makkelijker. 

Houding en gedrag

Dit onderdeel vind ik het meest moeilijk. Hoe leg je op eenvoudige wijze uit wat een constructieve werk-cultuur is? Één van continu verbeteren? En waarom die zo belangrijk is? Welke voorbeelden zijn er te bedenken die zouden kunnen aanspreken bij deze doelgroep? 

Deze schoonmaak medewerkers hebben mijn hart gestolen met hun oprechtheid, puurheid en passie, en dat maakt dat ik extra gedreven ben om ze zo goed mogelijk te helpen: wie kan me helpen aan eenvoudiger woorden en voorbeelden?

Veranderen in verbinding

Als je 'lean' wilt gaan werken, dus met focus op je klant en zorgt dat je continu verbetert, dat betekent dat er iets moet veranderen. De mensen gaan anders werken en de leidinggevenden gaan anders aansturen waardoor je zoveel mogelijk hierin continu kunt verbeteren. Continu verbeteren doe je niet zomaar, dat vraagt iets anders van jou en je leidinggevende.

In mijn dagelijkse werk begeleid ik trajecten waarin we proberen problemen structureel op te lossen. Het doel is altijd dat we de mensen zodanig begeleiden dat ze het daarna zelf kunnen en ook gaan doen. In theorie klinkt dit heel mooi en mensen zijn altijd enthousiast om het daarna zelf te gaan doen. Echter in de praktijk zie ik dat de 'waan van de dag' overheerst en we toch niet in staat zijn om nieuwe/andere dingen te gaan doen.

Een van de dingen die ik de afgelopen week heb geleerd is dat verandering alleen maar tot stand komt als je in verbinding bent. Dat betekent dat je aandacht hebt voor de ander en zijn werkzaamheden maar ook begrijpt waar de ander dagelijks mee worstelt. Alleen als je dat weet dan kun je samen kijken naar de kleine stappen die je anders wil doen.
Dat klinkt heel logisch: iemand die aandacht voor jou heeft als persoon, daar deel je makkelijker iets mee dan met iemand die bijvoorbeeld alleen maar naar het resultaat van je werk kijkt. In verbinding kom je gemakkelijker met elkaar in gesprek en je kunt dan bijvoorbeeld ook goed feedback ontvangen. Omdat je weet dat de ander oprecht in jou geïnteresseerd is.

Eerder was ik erg gericht op de tools en de methodieken die je gebruikt bij 'lean' werken, en ik wist wel dat er ook een gedrags/cultuurverandering bij hoort maar was nog niet in staat om hier handen en voeten aan te geven. Met de wetenschap dat het draait om in verbinding zijn met de ander, krijg ik weer nieuwe handvatten om mijn werk een beetje beter te kunnen doen. Eigenlijk snap ik ook nu pas hoe ik bijvoorbeeld coachingsvaardigheden hierin heel goed kan gebruiken. Mooi inzicht!

Wat heb ik me voorgenomen om uit te proberen de komende weken? Om echt aandacht te hebben voor de mensen waarmee ik werk. Om ze te vragen waar ze mee worstelen, of waar ze energie van krijgen? Ik heb me voorgenomen om mijn agenda ruimer in te delen, dus geen half uurs afspraken meer maar echt tijd voor iemand te nemen (dat lukt vast niet altijd, maar de intentie is er ;)).
Ik ga me proberen meer te richten op de mens en minder op de tools en de technieken. Mijn voornemen is om hier over een paar weken een nieuwe blog over te schrijven met wat dit mij oplevert en wat het effect is.

Heb jij hier ervaring mee? Ik ben geïnteresseerd in je verhaal!

Meten is de motor

In kleine stapjes verbeteren is leuk, maar na de eerste opleving is het meestal lastig om je progressie te zien. Als je dan geen manier hebt om te meten of je nog op de goede weg bent, wordt het al snel lastig om op dat nieuwe pad te blijven. Ik ben mijn eigen beste voorbeeld, altijd geïnteresseerd in nieuwe trainings methodes om mijn sport-niveau, in mijn geval bij rotsklimmen, te verhogen. Maar om dat nieuwe schema ook echt voor langere tijd vol te houden valt me meestal zwaar.

Ik zie steeds meer bewijzen dat regelmatige metingen de sleutel zijn om die progressie zichtbaar te hebben en te houden. En dat ze de sleutel zijn om meer en langer de benodigde discipline te kunnen opbrengen om ervoor te blijven gaan.

Het objectief kunnen meten van je -kleine- succesjes helpt om gefocussed te blijven. Je ziet dat je nieuwe methode werkt, dus is het makkelijker om het nog wat langer op die manier vol te houden.

Daarnaast zal je minder snel deze methode voortijdig overboord gooien en naar alternatieve methodes grijpen zolang je ziet dat wat je doet effect heeft.

Ik ben in de afgelopen jaren meerdere keren gestart met een trainingsschema specifiek voor het versterken van de kracht in mijn handen. Maar pas toen ik de resultaten per training bij ging houden, werd objectief zichtbaar dat ik elke training echt een klein beetje sterker werd! Dát motiveerde, en ik heb het trainingsschema veel langer volgehouden dan de keren ervoor zonder metingen.

Zichtbaar resultaat helpt ook om positief te blijven. Vaak kost het wennen aan een nieuwe methode meer energie dan teruggaan naar werken op de oude manier. Ook hier geldt dat jij en je team veel lekkerder in de wedstrijd zullen zitten als je ziet dat de nieuwe methode meer succes heeft dan de oude.

Tot slot is er altijd wel een reden of een argument om je te laten meeslepen in de waan van de dag. Die zieke collega, die dreigende deadline of gewoon die slechte nacht... Iedereen heeft wel eens een baal-dag. Juist op dat soort momenten wil je niet blind vertrouwen op je gevoel, maar steun vinden in je eigen objectieve metingen. Die kunnen je er doorheen slepen, en je ook in moeilijkere momenten op het juiste pad houden.

Voor het komende klim-seizoen ga ik ervoor: schema, metingen, en zelfs een coach. Aan de randvoorwaarden ligt het nu zeker niet meer, het is alleen nog een kwestie van de schouders eronder!

Hoe werkt motivatie?

In mijn werk als lean-coach kom ik vaak tegen dat mensen tegen mij zeggen: als iedereen zich gewoon aan de afspraken houdt, dan is er geen probleem.

Je herkent het ongetwijfeld: een keuken waar nog vuile vaat boven een lege vaatwasser, een flex-werkplek waar gebruikte koffiebekers bij staan, een vergadering die altijd 10 minuten later begint … en zo kan ik nog wel even doorgaan.

Hoe komt het nu dat niet iedereen zich aan deze gezamenlijk gemaakte afspraken houdt? Natuurlijk is het in bepaalde situaties zo dat iemand er niet van op de hoogte was, of dat iemand weggeroepen werd en even een keer geen tijd had om iets op te ruimen. Maar zelfs als iedereen ervan op de hoogte en akkoord is, worden deze afspraken niet altijd nageleefd. Dat levert veel frustratie op, zeker bij degenen die de afspraken wel nakomen.

Ik ben nieuwsgierig naar hoe het werkt met motivatie van mensen. Waarom zijn sommige mensen wel gemotiveerd zich aan afspraken te houden en anderen niet?

Vanuit mijn studie weet ik dat er een verschil bestaat tussen intrinsieke en extrinsieke motivatie.

Wikipedia zegt: extrinsieke motivatie is de motivatie die ontstaat vanuit een externe bron, bijvoorbeeld het vooruitzicht op een beloning of een straf bij een bepaalde handeling. Bij intrinsieke motivatie komt de motivatie vanuit de persoon zelf. Deze handelt niet om een externe beloning te bemachtigen of een straf te ontkomen, maar vanwege de intrinsieke waarde van de activiteit op het moment zelf of voor het behalen van een doel in de toekomst.

In geval van de afspraken hierboven genoemd werkt een externe beloning naar mijn idee niet, of niet heel lang en je kunt toch moeilijk volwassen mensen een sticker geven als ze de vaatwasser hebben ingeruimd???

Dus zou je willen dat men intrinsiek gemotiveerd is om zich aan de afspraken te houden.

Ik lees dat intrinsieke motivatie bevorderd wordt door drie dingen:

1. Je bent nieuwsgierig, je vindt de taak interessant;

2. Je mag zelf beslissen of je er aan gaat werken: het wordt je niet opgelegd;

3. Je hebt het gevoel de taak ook echt aan te kunnen.

Ik kan me voorstellen dat in geval van de afspraken over huishoudelijke klusjes op het werk in elk geval punt 1 ontbreekt. Het is natuurlijk niet heel interessant om vuile bekers op te ruimen of een vaatwasser in te ruimen. Punt 2 is eigenlijk ook niet aanwezig want er is een afspraak gemaakt dat iedereen het doet: je mag er dus niet zelf over beslissen. Het laatste punt zal wel lukken: ik neem tenminste aan dat iedereen een vaatwasser kan inruimen.

Echter wat als het gaat om een vergadering die standaard 10 min later begint? Ben je nieuwsgierig/vind je de vergadering interessant: dan zul je wel op tijd komen. Mag je zelf beslissen of je naar de vergadering komt, of is het een moetje? Het zou ook nog kunnen dat er dingen in de vergadering besproken worden waarvan jij denkt dat je die niet aankunt?

Het is dus goed om door te vragen op deze drie punten waarom mensen zich dan niet aan de afspraken houden. Ik heb weer iets geleerd en ga proberen op deze drie punten door te vragen als iemand weer eens tegen me zegt: ‘als iedereen zich gewoon aan de afspraken houdt, is er geen probleem’.

Wat weten jullie van intrinsieke motivatie en heb je tips om dit te bereiken/te beïnvloeden?