Euclides had een punt

Oké, oké, ik was na mijn vorige blog best wel even content met mezelf. Mooi (nieuw) inzicht, een stapje vooruit, weer een mooi verhaal erbij. Helemaal top, toch?

Maar voor elke uitdaging die je overwint is de beloning vrijwel altijd een iets grotere nieuwe uitdaging.

Die nieuwe uitdaging was natuurlijk Corona. Oké, dat had niemand kunnen voorspellen, maar ook om Corona kunnen we echt wel iets slims verzinnen zodat ons werk er niet te drastisch onder hoeft te lijden. Aan de slag!

Dus ben ik aan de slag gegaan om digitale varianten te organiseren ter vervanging van fysieke onze daily stand-ups en communiceren doen we nu digitaal met elkaar in speciaal daarvoor ingerichte chats. Lekker bezig! Zelf zó lekker: we zijn nu vanuit huis beter bereikbaar dan voorheen op kantoor! Iedereen heeft zijn en haar steentje bijgedragen aan ons doel om de bereikbaarheid te vergroten en zo hebben we deze situatie om weten te buigen naar een succes!

Daar word ik heel blij van! En ik had ook al bedacht waar de volgende kans lag: makkelijker, sneller en beter samenwerken, en Microsoft Teams ging ons daarbij helpen. Hup aan de slag! Onze IT- leverancier contacten, whitepapers lezen, collega’s bevragen om wensen en behoeftes… Plan maken, plan voorleggen aan de opdrachtgever: aanvullende vragen, logisch, dat is ook goed om dat ook nog even erbij te zoeken… Uitzoeken, navragen, weer voorleggen, toch nog wat andere vragen…

… waarom bekruipt me nu een gevoel dat ik hier al eerder geweest ben…

Ik had het idee dat ik toch heel slim bezig was geweest. Had m’n huiswerk gedaan, wist wat ik wilde en hoe. En de opdrachtgever, ja die had ook slimme vragen, en in bepaalde mate ook echt wel van toegevoegde waarde. We gingen wel ongeveer dezelfde richting op, maar door zijn vragen ging ik me steeds meer afvragen of zijn lijn wel op hetzelfde punt uit zou komen als de mijne. Hadden we wel hetzelfde doel voor ogen? Of ben ik dat in alle enthousiasme vergeten (voldoende) te verifieren?

Ik heb een nieuwe theorie. Of een aanvulling op de vorige. Hoe dan ook, ik heb het creatief gejat van Euclides, op basis van zijn eerste postulaat (of axioma): “Door twee punten kan altijd een rechte lijn gemaakt worden.”
Die lijn staat in mijn nieuwe theorie voor “werken”. Hoe rechter de lijn tussen de twee punten, deste beter het werk gedaan wordt. De twee punten zijn je begin-situatie en je gewenste eind-situatie. Ik dacht in mijn vorige blog dat ik mijn uitdaging gekraakt had door het inzicht dat het helpt om te kijken naar de lijn: neem een stapje terug en kijk of de lijn nog iets rechter (lees: slimmer) kan voordat je erop stapt en aan de slag gaat.
Maar die punten, daar had ik nog niet genoeg bij stil gestaan. Die leken zo logisch: van A naar B, duidelijk toch? Ja, déze punten die ík nu zie zijn duidelijk, voor mij! Maar wie heeft gezegd, of gevraagd of jouw punten wel dezelfde zijn als die van mij? En als onze punten niet dezelfde zijn, tja, dan zullen we ook niet op dezelfde lijn zitten.

Dus: let op als je te hard werkt want het kan misschien slimmer. En nu dus deze aanvulling: stem met elkaar af dat je hetzelfde vertrekpunt en gewenste einddoel deelt. Alleen ga je sneller, samen kom je verder.

Ben ik er nu dan? Ik merk dat ik voorzichtiger word…er komt vast nog meer bij kijken.

Stop met hard werken

Het kunnen benoemen van je eigen valkuilen wil nog niet zeggen dat je ze altijd op tijd herkent. Je snapt dat ik dit schrijf omdat het me toch weer eens is overkomen. Maar misschien heb ik de situatie dit keer wel ietsje eerder herkend. En dat is dan toch ook groei, er is nog hoop.

In januari ben ik gestart met een nieuwe baan. Zo’n nieuwe omgeving geeft me altijd nieuwe energie en maakt dat ik vol enthousiasme aan mijn nieuwe opdracht begin. Fijn, schouders eronder, en gaan!
In die eerste weken is het uiteraard allemaal onbekend, onduidelijk, en zoeken, maar als ik eenmaal gestart ben ervaar ik het juist als een uitdaging om snel mijn weg te vinden. En ik vond dat ik lekker snel op gang kwam. Er is meer dan genoeg te doen hier, dus kom maar op: Leon is los!

Maar na wat eerste succesjes werd het langzaam maar zeker lastiger om dat initiële tempo vast te houden, laat staan uit te bouwen. Dat stoorde me, maar “Ik kan best nog wat meer -mijn- best doen en dan komen we er wel.” Hup, meer energie erin! Maar dat stuitte op meer problemen, meer blokkades, meer ruis…

Het inzicht kwam op een avond toen ik thuis tegen mijn vrouw uitsprak dat ik me humeurig voelde, dat ik liep te mokken. Of misschien wel pas de volgende ochtend, na een nachtje sudderen.

Hard willen werken is (volgens mij) zelden contra-productief, maar ik kan maar zo hard als mijn omgeving mee wil en kan. Als ik daar overheen wil, ontstaat er vanzelf weerstand.

Stapje terug, pas op de plaats. Ik moet niet harder werken, maar slimmer. Tijd om mijn energie daarop te richten. Tijd voor een hulplijn, waarschijnlijk wel meer dan 1.

En hoewel ik het antwoord nu nog niet heb, weet ik uit ervaring dat ik er op deze manier wel kom.

Wat als ...

Het is al even geleden dat ik een blog geschreven heb. Dat had verschillende redenen, onder andere een andere functie waar jammer genoeg Continu Verbeteren niet goed uit de verf kwam. En sowieso een hectisch jaar maakte dat het bloggen wat minder prioriteit kreeg.

Nu is er meer rust en heb ik een nieuwe baan, waarin Continu Verbeteren weer een prominente rol speelt, dus is mijn voornemen om hier weer vaker te posten.

Ook de blog van co-schrijver Leon van Helden een aantal weken geleden gaf me de kriebels om te kijken of ik het nog kan.

Onlangs ben ik begonnen in een nieuwe functie, nieuwe organisatie, nieuwe gewoontes en routines. Na ruim 8 jaar bij dezelfde organisatie gewerkt te hebben, is dat toch wel weer even wennen. Hoe werkt dat in een ander bedrijf, hoe gaan ze met elkaar om, wat is ‘done’ en wat is zeker ‘not-done’. Ik kan je zeggen dat dat de eerste week zo’n beetje al mijn energie opslokte. Combineer dat met Sinterklaas en een jarig kind en je weet ongeveer hoe ik erbij zat vorige week zondag ;)

Dus ergens zag ik wel een beetje tegen de volgende werkweek op, ergens zat een gedachte dat het zo’n zelfde soort week zou worden. Maar je weet ook dat het erbij hoort, dus vol goede moed stap ik maandag de nieuwe organisatie weer in. En tot mijn grote verbazing, liep ik er door de gang alsof ik er al jaren kwam! Wat bizar!

Iedereen goedemorgen wensend, zelfs een praatje maken met een collega aan de balie. Goh wat fijn en relaxed.

En zo verliep eigenlijk de rest van de week ook: alles ging heel natuurlijk en vanzelf. Natuurlijk zijn de kennismakingsgesprekken nog best vermoeiend, maar de mensen zijn vriendelijk en ik voel me heel erg welkom. Heel anders dan wat ik in mijn hoofd had voordat ik aan de werkweek begon.

De conclusie die ik hieruit trek is: je kunt niet voorspellen hoe dingen gaan. Dus je kunt je hartstikke druk maken, stress hebben en 1000 scenario’s bedenken hoe het zal gaan … dat werkt dus niet J. Het kan zomaar heel anders uitpakken. En hoe zonde van alle aannames, pieker-uren, wakker liggen en stress etc.. 

Niet zo gek dat één van de Continu Verbeter-principes is: baseer je op de ‘feiten’ en niet baseer je op aannames. Anders zouden we nooit meer wat verbeteren, want in ons hoofd hebben we dan al 10 argumenten bedacht waarom het niet zou lukken of waarom het anders loopt dan daadwerkelijk zo is. 

Ik hoop dat het me lukt de blog weer te vullen en jullie elke twee weken te trakteren op mijn probeer- en leermomenten werk- of privé-gerelateerd.

Reageer gerust!

De beLEANer op reis

Ik heb alweer twee jaar niks gepost op deze blog. En dat terwijl ik het altijd heel leuk vond, en voor mezelf nuttig, om op deze manier op mijn eigen ervaringen te reflecteren. 
De oorzaak is terugkijkend snel gevonden: ik vond een nieuwe uitdaging bij een andere werkgever. 
Een nieuwe baan kost natuurlijk even extra aandacht, maar belangrijker in dit geval is de fysieke afstand van die nieuwe werkplek ten opzichte van mijn andere blog-schrijfster Michelle. Door die fysieke afstand zag en sprak ik haar ineens een stuk minder. En dat leidde tot minder reflectie-gesprekken en daarmee tot minder blogs. 

Afgelopen jaar heb ik met mijn vrouw 8 maanden in een camper door Europa gereisd. Zo’n avontuur waar we al jaren over droomden, en dat we nu ook écht zijn aangegaan. 
En los van de geweldige reis zelf, ben ik ook op het gebied van Lean weer een stukje verder. Vóór deze reis dacht ik dat ik het snapte, dat ik Lean in mijn hoofd en hart had gesloten. Nu snap ik het écht! Of in ieder geval beter, want ik ben zeker nog niet uitgeleerd (iets met streven naar perfectie). Ik geef je een kijkje in de beLEANer in deze spannende en kleine habitat.

Hart in plaats van hoofd
Met twee personen in een kleine camper leven is een unieke ervaring. Als ruimte zo schaars is, wordt het nóg belangrijker dat je er optimaal mee omgaat. Wat neem je mee? Hoeveel neem je mee? Waar krijgt het een plek in de bus? Daar hebben we natuurlijk van tevoren goed over nagedacht, maar onderweg ontdek je pas écht wat je gebruikt en wat niet. En hoe, want veel handelingen hebben we heel vaak uitgevoerd, zoals ’s ochtends het bed ombouwen naar een bank, en ’s avonds weer terug naar een bed.
“Als we dit bakje met koffie-spullen nou eens wisselen met die andere, dan kan ik er voortaan zelf bij en hoef je hem niet elke keer aan te geven.” 
“Twee extra plankjes in de kast maken dat we nu de spullen in eigen bakjes kunnen bewaren, en meteen te pakken zijn”
“Raam isolatiematten achter de voorruiten scheelt heel veel warmte in bus door de zon, én geeft ons de cabine als extra ruimte.”

Visueel management
Gedurende de reis had ik meer en meer last van het ontbreken van een sport-routine. Thuis had ik vaste sport-afspraken met klim-maatjes en trainde ik “als vanzelf” regelmatig. Maar nu was elke dag anders, en schoot het sporten er te vaak bij in. 
Omdat het me niet lukte om dit zelf op te lossen, heb ik hulp gevraagd van een klim-coach. Hij heeft ook lang in een camper gewoond en kon zich goed in mijn situatie verplaatsen. Hij hielp me met het opstellen van een trainings-routine waarmee ik weer fit zou kunnen worden. 
Dat plan was een belangrijke stap in de goede richting. Maar het kleine whiteboard waar ik mijn uitgevoerde trainingen op invulde gaf me de rekenschap en continue inzicht in hoeverre ik me ook daadwerkelijk aan ons plan hield. 
Het laatste element was de wekelijkse terugkoppeling naar mijn coach, door een foto van het bord naar hem toe te sturen met een kort verslag van de week.

Extern gericht
In bovengenoemd sport-voorbeeld ben ik mijn eigen klant. Hoe ga ik dan “objectief” bepalen of mijn verbeter ideeën ook iets opleveren voor mij als klant? Een subjectief gevoel van “lekker in mijn vel zitten” vind ik te vaag. Bovendien is “fit worden” een langzaam proces en wil ik genuanceerder tussentijds kunnen meten. In het kader van “Keep it simple” meet ik daarom mijn voortgang met behulp van de weegschaal. Elke week, op datzelfde whiteboard, naast de uitgevoerde trainingen.

Lange adem
Ik herhaal uit de vorige alinea: “fit worden” is een langzaam proces. Het duurt weken / maanden voordat je echt verschil merkt. Dat weet ik natuurlijk, maar de praktijk blijft lastig, er zijn geen short-cuts. Vallen en opstaan dus, maar vooral ook vasthouden aan het plan en blijven zoeken naar mogelijkheden om die trainingen consistenter vol te houden. Ik ben er nog niet, maar ik heb het inzicht en de middelen om er vandaag weer een stapje dichterbij te komen. Let’s go!

Ich bin ein beLEANer

Afgelopen week mocht ik mee op een “go and see” bij ABN AMRO Commercial Finance (ACF), een dochter van ABN AMRO. Nu we de eerste rondes van ons eigen verandertraject achter de rug hebben, beginnen zich vragen te vormen rond het onderwerp borging. Starten met verbeteren is de eerste stap, maar hoe borg je dat je ook blijft verbeteren?

ACF is al een aantal jaar onderweg op hun Lean-reis en waren graag bereid om hun ervaringen met ons te delen.  

Hart in plaats van hoofd

De belangrijkste les die ik meeneem is dat het idee van continu verbeteren pas echt onderdeel wordt van je cultuur als je mensen het niet alleen in hun hoofd hebben, maar juist in hun hart sluiten. Ik realiseer me dat dit niet bepaald SMART geformuleerd is. Het doet me een beetje denken aan Cruijff’s “Je gaat het pas zien, als je het door hebt”.

Waar het volgens mij om gaat is dat continu verbeteren geen routine op het werk is, of een periodieke terugkerende herinnering in je agenda, maar een gevoel dat het op elk moment van de dag en in alle werkzaamheden die je verricht op de loer ligt: ben ik de juiste dingen aan het doen? Is dit de beste manier om dit te doen? Voelt deze methode goed, of voel ik aan mijn water dat dit handiger kan?

Visueel management

Om effectief te kunnen werken, en dus ook om effectief met elkaar continu te kunnen verbeteren, is het essentieel dat je glashelder hebt waar je nu staat. Waar je staat ten opzichte van je doelen. Zodat je je tijd en energie kunt steken in de onderwerpen waar je ziet dat je nu tegenvallende resultaten boekt. En natuurlijk welke lessen jij en je collega’s kunnen leren uit de successen die je behaald hebt. Dus plak die doelen op de muur! En teken dat proces uit, en schuif en puzzel en bediscussieer en de verbazingen en verbeter ideeën komen als vanzelf.

Extern gericht

Alle verbeter ideeën zijn goed. Maar blijf elkaar uitdagen om de juiste focus en prioriteit te houden. Je eigen werkwijze verbeteren is mooi, maar wat gaat de klant ervan merken? Alleen de verbeteringen waar de klant iets van merkt zijn voor hem waarde toevoegend.

Lange adem

Het laatste inzicht dat ik hier nog wil meegeven gaat over tijd en volharding. In ACF’s reis werd me duidelijk dat niet alle experimenten allemaal even succesvol waren. Niet alle verbeteringen een doorslaand succes. Maar alle experimenten waren altijd input voor nieuwe inzichten, en dus nieuwe experimenten. Struikelen, soms vallen, maar altijd weer opstaan en iets nieuws proberen. Continu beter, elke keer weer.

Inspirerend om te horen, en mooi om het in de praktijk, in hun praktijk, te zien. Het geeft mij weer extra bevestiging dat ik inderdaad op het juiste pad ben, en dat ook bij mij niet allemaal in één keer perfect hoeft te zijn. Gelukkig ;-)

Vertrouwen… of toch controleren?

Laatst was ik op een superleuk event over Lean en daar werd ik herinnerd aan iets wat ik al eerder gehoord had maar was vergeten.

Dat Lean uitgaat van vertrouwen, vertrouwen in de medewerkers, vertrouwen in de relatie en vertrouwen dat iedereen zijn uiterste best doet om het doel te bereiken.

Dit klinkt heel gemakkelijk om te doen, uitgaan van vertrouwen, maar dat is niet altijd zo gemakkelijk. Of we zijn inmiddels zo gewend om te werken vanuit wantrouwen dat uitgaan van vertrouwen een hele grote stap is.

Het zou ook best wel een hoop verspilling schelen als we zouden uitgaan van vertrouwen. Denk je maar eens in: je hoeft niet meer te controleren, je hoeft geen formulieren meer in te vullen om je in te dekken als er iets misgaat, je hoeft geen dingen dubbel te doen, je hoeft geen extra instructies te geven omdat het misschien misgaat. Want je vertrouwt erop dat de ander net zo goed zijn best doet en zorgt dat het voor elkaar komt.

Ik betrap mijzelf erop dat ik altijd start vanuit een soort naïviteit dat iedereen heel hard werkt en zijn best doet. En dan stoot ik natuurlijk weleens mijn neus, dan moet ik wel twee keer een mailtje versturen met een verzoek, of dan bouw ik toch extra tijd in om te controleren of het wel goed gegaan is. Best jammer eigenlijk.

Een voorbeeld: Ik reserveer een vergaderzaal en deze blijkt bezet te zijn op moment dat ik erin wil. Dan denk ik dat dit een foutje is en controleer allereerst of ik het zelf niet goed gedaan heb (1^e keer verspilling want extra werk) en dan kijk ik of het misschien in de digitale agenda niet goed gegaan is (2^e keer verspilling want nog meer extra werk). In het slechtste geval moet ik ter plekke op zoek naar een vergaderruimte, wat de 3^e keer verspilling met zich meebrengt. De volgende keer gebeurt me dat niet en ga ik van tevoren al checks inbouwen omdat ik niet ter plekke een ruimte wil zoeken. En die checks blijven tot in lengte van dagen bestaan omdat ik er niet op kan vertrouwen dat ik die ruimte tot mijn beschikking heb. Zo gaat het helaas vaak en ongemerkt zit onze hele dag vol met dit soort checks die vanuit het verleden ontstaan zijn. Zonder dat we soms nog weten waarom we dit doen.

Toch wil ik dit basisprincipe van vertrouwen niet kwijtraken eigenlijk en wil ik niet vanuit wantrouwen werken. Ik ben er namelijk van overtuigd dat wanneer je zelf het goede voorbeeld geeft hierin dat anderen dit voorbeeld gaan volgen.

Herken je je in bovenstaand voorbeeld? Weet je zelf waarom je bepaalde checks doet?

En kun je ze er ook weer uithalen door uit te proberen of deze routines wel echt nodig zijn?

Ik ga mijn eigen werk de komende week weer eens onder de loep nemen op dit soort dingen en ben benieuwd wat ik nog meer tegenkom.

Druk? Vertraag!

Afgelopen weken liep het niet helemaal soepel met de verandertrajecten waar ik mee bezig ben. Ik merk dat de mensen druk zijn en voelen dat 'continu verbeteren' erbij moet. Dit voelt dus als extra en bovenop het normale werk.
Uiteraard kan ik dan heel hard verkondigen dat dit juist tijd gaat opleveren en dat we er juist tijd in moeten stoppen. Dat wanneer we niks doen er ook niks veranderd. En rationeel snapt iedereen dat ook wel, echter de waan van de dag regeert en dan doen we dus iets anders.

We werken wat harder, doen er nog een schepje bovenop, we werken nog een uurtje langer door, of soms op je vrije dag toch nog even die mail wegwerken.
Dan hebben we het gevoel dat we de controle houden en dat wanneer het eenmaal weggewerkt is dan is er wel tijd om continu te verbeteren.

Ik vond hier een mooie vergelijking met wat er op mijn yoga-mat gebeurt (dit wordt niet een zweverig verhaal hoor ;)). Als ik moe ben en ik ga naar mijn wekelijkse uurtje yoga dan merk ik dat ik extra mijn best ga doen, ik wil het goed doen en volgens de aanwijzingen van de docent. Echter zo vaak krijg ik dan de opmerking van mijn docent: 'do less', oftewel: je bent te hard aan het werk. Dan vertraag ik, er valt een soort last van me af en ik merk dat alles een beetje soepeler gaat. Als ik eerlijk ben, gaat het dan ook beter dan wanneer ik zo hard aan het werk ben. Wat een verademing!

Deze ervaring probeer ik ook toe te passen in mijn werk en gun ik anderen ook. Wanneer je druk bent, ben je geneigd harder te werken, harder te lopen, meer te doen. Gaat het dan ook beter? Dat is maar de vraag...
Probeer het eens uit, vertraag af en toe! Neem de tijd om te kijken waar die drukte nou vandaan komt, misschien kunnen we wel een slimmere oplossing voor iets verzinnen waardoor werk niet meer terugkomt. Dat kan als je vertraagt en afstand neemt. Dan komt er tijd om continu te verbeteren.

Wat is jouw ervaring met vertragen?