Vertrouwen… of toch controleren?

Laatst was ik op een superleuk event over Lean en daar werd ik herinnerd aan iets wat ik al eerder gehoord had maar was vergeten.

Dat Lean uitgaat van vertrouwen, vertrouwen in de medewerkers, vertrouwen in de relatie en vertrouwen dat iedereen zijn uiterste best doet om het doel te bereiken.

Dit klinkt heel gemakkelijk om te doen, uitgaan van vertrouwen, maar dat is niet altijd zo gemakkelijk. Of we zijn inmiddels zo gewend om te werken vanuit wantrouwen dat uitgaan van vertrouwen een hele grote stap is.

Het zou ook best wel een hoop verspilling schelen als we zouden uitgaan van vertrouwen. Denk je maar eens in: je hoeft niet meer te controleren, je hoeft geen formulieren meer in te vullen om je in te dekken als er iets misgaat, je hoeft geen dingen dubbel te doen, je hoeft geen extra instructies te geven omdat het misschien misgaat. Want je vertrouwt erop dat de ander net zo goed zijn best doet en zorgt dat het voor elkaar komt.

Ik betrap mijzelf erop dat ik altijd start vanuit een soort naïviteit dat iedereen heel hard werkt en zijn best doet. En dan stoot ik natuurlijk weleens mijn neus, dan moet ik wel twee keer een mailtje versturen met een verzoek, of dan bouw ik toch extra tijd in om te controleren of het wel goed gegaan is. Best jammer eigenlijk.

Een voorbeeld: Ik reserveer een vergaderzaal en deze blijkt bezet te zijn op moment dat ik erin wil. Dan denk ik dat dit een foutje is en controleer allereerst of ik het zelf niet goed gedaan heb (1^e keer verspilling want extra werk) en dan kijk ik of het misschien in de digitale agenda niet goed gegaan is (2^e keer verspilling want nog meer extra werk). In het slechtste geval moet ik ter plekke op zoek naar een vergaderruimte, wat de 3^e keer verspilling met zich meebrengt. De volgende keer gebeurt me dat niet en ga ik van tevoren al checks inbouwen omdat ik niet ter plekke een ruimte wil zoeken. En die checks blijven tot in lengte van dagen bestaan omdat ik er niet op kan vertrouwen dat ik die ruimte tot mijn beschikking heb. Zo gaat het helaas vaak en ongemerkt zit onze hele dag vol met dit soort checks die vanuit het verleden ontstaan zijn. Zonder dat we soms nog weten waarom we dit doen.

Toch wil ik dit basisprincipe van vertrouwen niet kwijtraken eigenlijk en wil ik niet vanuit wantrouwen werken. Ik ben er namelijk van overtuigd dat wanneer je zelf het goede voorbeeld geeft hierin dat anderen dit voorbeeld gaan volgen.

Herken je je in bovenstaand voorbeeld? Weet je zelf waarom je bepaalde checks doet?

En kun je ze er ook weer uithalen door uit te proberen of deze routines wel echt nodig zijn?

Ik ga mijn eigen werk de komende week weer eens onder de loep nemen op dit soort dingen en ben benieuwd wat ik nog meer tegenkom.