Hoe werkt motivatie?

In mijn werk als lean-coach kom ik vaak tegen dat mensen tegen mij zeggen: als iedereen zich gewoon aan de afspraken houdt, dan is er geen probleem.

Je herkent het ongetwijfeld: een keuken waar nog vuile vaat boven een lege vaatwasser, een flex-werkplek waar gebruikte koffiebekers bij staan, een vergadering die altijd 10 minuten later begint … en zo kan ik nog wel even doorgaan.

Hoe komt het nu dat niet iedereen zich aan deze gezamenlijk gemaakte afspraken houdt? Natuurlijk is het in bepaalde situaties zo dat iemand er niet van op de hoogte was, of dat iemand weggeroepen werd en even een keer geen tijd had om iets op te ruimen. Maar zelfs als iedereen ervan op de hoogte en akkoord is, worden deze afspraken niet altijd nageleefd. Dat levert veel frustratie op, zeker bij degenen die de afspraken wel nakomen.

Ik ben nieuwsgierig naar hoe het werkt met motivatie van mensen. Waarom zijn sommige mensen wel gemotiveerd zich aan afspraken te houden en anderen niet?

Vanuit mijn studie weet ik dat er een verschil bestaat tussen intrinsieke en extrinsieke motivatie.

Wikipedia zegt: extrinsieke motivatie is de motivatie die ontstaat vanuit een externe bron, bijvoorbeeld het vooruitzicht op een beloning of een straf bij een bepaalde handeling. Bij intrinsieke motivatie komt de motivatie vanuit de persoon zelf. Deze handelt niet om een externe beloning te bemachtigen of een straf te ontkomen, maar vanwege de intrinsieke waarde van de activiteit op het moment zelf of voor het behalen van een doel in de toekomst.

In geval van de afspraken hierboven genoemd werkt een externe beloning naar mijn idee niet, of niet heel lang en je kunt toch moeilijk volwassen mensen een sticker geven als ze de vaatwasser hebben ingeruimd???

Dus zou je willen dat men intrinsiek gemotiveerd is om zich aan de afspraken te houden.

Ik lees dat intrinsieke motivatie bevorderd wordt door drie dingen:

1. Je bent nieuwsgierig, je vindt de taak interessant;

2. Je mag zelf beslissen of je er aan gaat werken: het wordt je niet opgelegd;

3. Je hebt het gevoel de taak ook echt aan te kunnen.

Ik kan me voorstellen dat in geval van de afspraken over huishoudelijke klusjes op het werk in elk geval punt 1 ontbreekt. Het is natuurlijk niet heel interessant om vuile bekers op te ruimen of een vaatwasser in te ruimen. Punt 2 is eigenlijk ook niet aanwezig want er is een afspraak gemaakt dat iedereen het doet: je mag er dus niet zelf over beslissen. Het laatste punt zal wel lukken: ik neem tenminste aan dat iedereen een vaatwasser kan inruimen.

Echter wat als het gaat om een vergadering die standaard 10 min later begint? Ben je nieuwsgierig/vind je de vergadering interessant: dan zul je wel op tijd komen. Mag je zelf beslissen of je naar de vergadering komt, of is het een moetje? Het zou ook nog kunnen dat er dingen in de vergadering besproken worden waarvan jij denkt dat je die niet aankunt?

Het is dus goed om door te vragen op deze drie punten waarom mensen zich dan niet aan de afspraken houden. Ik heb weer iets geleerd en ga proberen op deze drie punten door te vragen als iemand weer eens tegen me zegt: ‘als iedereen zich gewoon aan de afspraken houdt, is er geen probleem’.

Wat weten jullie van intrinsieke motivatie en heb je tips om dit te bereiken/te beïnvloeden?

Hoe behaal ik mijn doel?

Afgelopen weken zie ik verschillende mensen worstelen met hun doelen. Niet verwonderlijk want 2017 is krap vier weken oud en veel mensen zijn bezig met hoe gaan we doen wat we hebben bedacht voor dit jaar.

Eigenlijk is dat vergelijkbaar met ‘goede voornemens’. Ik zag op verschillende social media een plaatje voorbijkomen waarin doelen van 2016 werden weggestreept en aangepast naar doelen voor 2017. Waarbij de doelen over het algemeen naar beneden werden bijgesteld omdat we constateren dat de doelen van 2016 eigenlijk niet gehaald zijn.

Ik vind dat een interessant vraagstuk: hoe behaal je nu je doelen? Zelf had ik ook wat goede voornemens voor 2017 en ik dacht ook bij mezelf: hoe ga ik deze nu halen? Hoe hou ik ze in beeld, monitor ik ze en zorg ik dat ik hier voortgang op boek?

Gezien de workshop ‘Visueel Communiceren’ die ik onlangs gevolgd heb, begon ik met het geheel in een tekening te zetten. Als ik dat dagelijks zie, dan word ik eraan herinnerd en blijf ik vanzelf gefocust.

Echter mijn gevoel zegt dat dit niet genoeg is: tenslotte als je ergens elke dag voorbij loopt zie je het op een gegeven moment niet meer. Ik moet ook mijn gedrag op bepaalde dingen aanpassen anders verandert er niks. Als ik bijvoorbeeld meer tijd wil voor mezelf, dan moet ik die tijd ergens wel nemen. Ik las in het kader hiervan twee interessante dingen die ik wel wil proberen, namelijk:

•       je moet je routines veranderen om je doel te bereiken
•       nieuw gedrag moet 66 dagen inslijten anders val je terug in je oude gedrag

Tijd voor een experiment: ik heb een nieuwe ochtendroutine bedacht met als doel meer tijd voor mezelf en tijd om de krant te lezen. Dit ga ik minimaal 66 dagen volhouden en kijken wat het resultaat is. 

Ook in de werksituatie loopt een nieuw experiment: we hebben met ons team een Obeya ingericht. Dat is een ruimte (letterlijk: grote kamer) waarin alle processen, projecten, doelen en visie visueel zijn weergegeven. In ons geval hangen er nu dus in een centrale ruimte grote vellen papier aan de muur. We hebben er een nieuwe bespreekcyclus bij, en komende tijd gaan we al doende uitvinden wat het ons oplevert. Overigens blijkt dat visueel maken nog lastig genoeg, maar het begin is er. Een mooie start van een nieuw jaar “Proberen en Leren!”

Heb je nog tips om ons op weg te helpen naar een goeie Obeya?

Specifiek én klein genoeg

Ken je dat? Je hebt prima overzicht over je al je projecten, verplichtingen en wensen, en de prioriteiten, maar je eraan houden...

Ik bevind me momenteel in een zeer luxe positie tussen twee werkgevers: een heerlijke, ruime vakantie waarin ik los kom van mijn oude werkgever en me voorbereid op m'n nieuwe.
Tijd om op te laden en op te ruimen om straks vol energie en focus aan mijn nieuwe uitdaging te beginnen.

Om wat orde (en focus, maar dat is voor een andere keer) aan te brengen in al mijn plannen en ideeën heb ik, volgens de Scrum methodiek, voor mezelf een backlog gemaakt.
Aan het einde van elke dag kies ik met welke taken uit de backlog ik de volgende dag aan de slag ga.

Mijn backlog is best een lange lijst geworden, dus voor een vakantie ben ik afgelopen weken aardig druk geweest!

Nu valt me op dat ik op de één of andere manier sommige zaken moeiteloos in-plan en uitvoer, maar er zijn ook zaken die hardnekkig blijven steken. En dat terwijl ik ze zelf op de lijst heb gezet, én me ook nog bewust ben van het belang ervan!
Wat me helemaal verbaasd, is dat er soms hele interessante en leuke zaken blijven hangen. En sommige minder leuke dingen worden wel vlotjes afgehandeld. Zo heb ik wel alle ramen van het hele huis gewassen, maar komt het "eet-afspraken met vrienden maken" er maar niet van...

Ik had dit niet verwacht. Hoe zou dit zo kunnen komen?
Als ik preciezer kijk naar het verschil tussen taken die ik gedaan heb en taken die blijven hangen vallen me twee dingen op:

1. De taken die ik voltooid heb, zijn allemaal heel specifiek. "Haal dit, orden dat, reserveer dit..."
2. De taken die ik voltooid heb, zijn klein. Veel had ik binnen een uur of twee af.

Ik vind het zowel grappig als confronterend: ik val in dezelfde valkuilen als zoveel anderen! Ook ik ben niet scherp genoeg op de taken die ik op mijn backlog zet...

Er zijn vast meer oorzaken dan ik nu heb verkend, maar met deze kan ik de komende tijd in ieder geval aan de slag. Voor taken op de backlog geldt vanaf nu:

• Zijn ze wel specifiek genoeg: weet ik precies wat ik moet doen? En kan ik er zonder voorbereiding aan beginnen?
• Zijn ze wel klein genoeg: kan ik een taak die ik oppak ook diezelfde dag helemaal afronden?

Ik ben benieuwd wat het oplevert!

Wel of geen spel, en welk spel?

Afgelopen week was ik op een proeverij van Lean games. Hier werden verschillende versies van leangames gedemonstreerd en deze kon je dus ook uitproberen. Ik mocht proeven aan een nieuwe game die gebaseerd was op het facilitaire proces. Daar was ik erg benieuwd naar omdat ik al een paar maanden bij een facilitaire afdeling het lean traject begeleid.

Een leangame wordt vaak gebruikt om al spelenderwijs inzichtelijk te maken wat lean precies inhoudt en de filosofie van continu verbeteren.

Bij veel leangames wordt gewerkt met lego-blokjes, omdat je daar zo gemakkelijk allerlei vormen en opdrachten mee kan bouwen. Tijdens het spelen van het spel wordt snel duidelijk hoe belangrijk de vraag/behoefte van de klant is, en welke stappen van het proces waarde toevoegen voor die klant. Ook wordt heel snel duidelijk waar de verspillingen zitten. En door het spelen van drie of meer rondes waarin de deelnemers verbeteringen doorvoeren en weer opnieuw spelen om de effecten te kunnen zien, zie je hoe continu verbeteren werkt. Bij de betere leangames is er vaak ook nog een dashboard waarop je de vooruitgang ziet.

Tijdens de proeverij werd de vraag geopperd of een leangame waardevoller zou zijn als het aansluit bij de doelgroep die het gaat spelen. Dus een facilitaire game voor de afdeling facilitair, een zorg/SEH-spel voor de gezondheidszorg etc… of juist niet? Zijn er argumenten te bedenken om het omgekeerde te beweren, namelijk dat je meer bereikt als het spel juist helemaal buiten de affiniteit van de doelgroep ligt?

We kwamen hier niet tot een eenduidig antwoord. Voor beiden is iets te zeggen. Aan de ene kant is het fijn als mensen herkennen wat er gebeurt in het spel en zich hiermee kunnen identificeren. Echter bestaat er een risico dat de deelnemers na de leangame alleen nog oog hebben voor de geopperde verbeteringen die ze in de leangame hebben gezien. En niet (veel) verder kijken. Dat laatste is natuurlijk niet wat je wilt. Want een leangame is natuurlijk maar een voorbeeld, en in de eigen werkelijkheid gelden andere regels en dus andere kansen.

Vervolgens dacht ik na over hoe ik deze game zou gaan gebruiken in mijn huidige werk.

Zo’n leangame wordt vaak goed ontvangen door de deelnemers en als leuk ervaren, maar is het wel echt van toegevoegde waarde in (bijvoorbeeld) een lean basistraining?

Natuurlijk maakt het op speelse wijze een aantal principes zichtbaar en is het visueel en beïnvloed het de sfeer in de groep positief. Maar het kost ook veel tijd om een leangame te doorlopen. En vaak liggen een aantal dingen tijdens zo’n game ook wel voor de hand voor de deelnemers.

Ik heb niet echt een goed antwoord op deze twee vragen. Bij deze dan ook de hulpvragen aan jou:

• Welke argumenten vóór of tegen het laten aansluiten van een leangame bij de doelgroep kan je nog bedenken?
• Wat denk jij van de vraag rondom de waarde van een leangame in een training?

Ik hoop dat je me wilt helpen met deze vraagstukken, reacties zijn zeer welkom!